Een medewerker slaat een ander pad in en verlaat de organisatie. Het bericht bereikt je als donderslag bij heldere hemel. Heb je signalen over het hoofd gezien? Als HR professional is het belangrijk hier alsnog voldoende tijd aan te wijden. Zelfs als het voelt als verspilde moeite, want de werknemer vertrekt toch? Niets is minder waar. In dit blog lees je waarom.
Een medewerker die vertrekt, heeft in de meeste gevallen veel voor de organisatie betekent. Een goede offboarding is niet alleen een fijne afsluiting, maar ook om van te leren. Laat de kans op eerlijke feedback niet liggen. Vooral niet van iemand die de organisatie op zijn duimpje kent. Streef naar een gesprek waarin alles is uitgesproken. Zodat je uit elkaar gaat zonder hard feelings. Plan naast de gebruikelijke offboarding stappen ook een moment in voor een exitgesprek.
De HR software van Nmbrs biedt verschillende workflows die je automatisch herinnert bij dit soort stappen.
Het juiste kader voor een exitgesprek
Houdt rekening met voldoende ‘denktijd’ voor de medewerker wanneer je het exit gesprek plant. Kies een moment op één van de laatste werkdagen zodat er voldoende tijd zit tussen het ontslag en waarbij de nieuwe baan al in zicht is. Dit geeft ruimte voor een inhoudelijk en objectief gesprek. Informeer de medewerker vooraf over het doel en dat het gesprek zal zijn op basis van vertrouwelijkheid en openhartigheid.
Maar welke vragen stel je voor een waardevol gesprek? We hebben de 11 belangrijkste vragen voor je op een rijtje gezet. Deze ondersteunen de belangrijkste punten voor HR om mee aan de slag te gaan zoals werkzaamheden, organisatie, management, cultuur en salaris.
Exitgesprek vragenlijst:
- Wat was de kern van je werk en welke verantwoordelijkheden vielen daaronder?
- Heb je voldoende training en ondersteuning gekregen?
- Welke andere middelen had je nodig om je rol te vervullen? Waren er hulpmiddelen die je extra hebt moeten aanvragen?
- Waar had je het meeste moeite mee van je werkzaamheden?
- Wat is/zijn de reden(en) dat je de organisatie verlaat?
- Is er iets wat wij als organisatie konden doen om jouw ontslag te voorkomen?
- Wat vond je van je manager en het management?
- Wat vond je van de communicatie in de organisatie? En op je afdeling?
- Heb je het gevoel dat je een eerlijk salaris en werknemersvoordelen hebt ontvangen?
- Wat vond je van de werksfeer?
- Heb je voldoende feedback ontvangen over je functioneren tijdens je tijd hier?
Wat zijn de volgende stappen?
Evalueer na het gesprek wat je zelf beter had kunnen doen. Overleg met collega’s de waardevolle feedback en respecteer hierbij de privacy van de vertrekkende medewerker. Ga na of er punten zijn die al een tijdje knellen in de organisatie, die wellicht te maken hebben met dit ontslag. Heeft diegene een punt? En zit de knelling bij één persoon of is er bijvoorbeeld sprake van psychologische onveiligheid op de werkvloer? Bij twijfel kun je anoniem (online) validatie vragen bij de rest van de werknemers. Hoe je het wendt of keert, je bent meer te weten gekomen over de persoon óf organisatie.
Wil je weten wat je nog meer kan leren van het offboarden van een medewerker en hoe je het meeste kan halen uit de boemerang cyclus? Download dan het whitepaper 'Bye Bye, Hello again: de boemerang cyclus'
