.png)
"Waar is dat bonnetje nou weer gebleven?” Je herkent het vast. Een medewerker zoekt naar dat ene papiertje, terwijl de declaratie al dagen bij een manager ligt, die nog geen tijd heeft gehad om het goed te keuren. En op de financiële afdeling? Daar wordt dezelfde declaratie straks handmatig overgetikt in de boekhouding.
Het lijkt klein, maar declaratiebeheer kost MKB's verrassend veel tijd en frustratie. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 82% van de bedrijven onnodig veel tijd verspilt aan declaraties. Tijd die je beter kunt besteden aan nieuwe kansen grijpen, je concurrenten verslaan of eindelijk die game changing ideeën uitwerken
Deze vijf tijdverspillers kosten je team makkelijk uren per maand. Gelukkig is er wat aan te doen.
#1 Tijdverspiller: handmatig bonnetjes verwerken
Een medewerker koopt iets, stopt het bonnetje in zijn jaszak en drie dagen later vind hij of zij het pas terug. Compleet verkreukeld of half onleesbaar. Dan volgt het doorspitten van de bonnetjes, het manueel verwerken van bedragen en btw én het indienen via e-mail of spreadsheets.
Wist je dat een declaratie gemiddeld 24 minuten kost, van aankoop tot boeking? Bij vijf bonnetjes per week ben je dus al twee uur kwijt; per medewerker!
Oplossing: Gebruik een declaratie-app met OCR-technologie (Optical Character Recognition). Een foto maken van het bonnetje is voldoende, want het systeem herkent en verwerkt automatisch bedragen, data en btw.
Het grote voordeel is dat wat eerst een half uur duurde, nu letterlijk seconden kost. En nooit meer op zoek naar kwijtgeraakte bonnetjes. Dat scheelt weer.
#2 Tijdverspiller: goedkeuringsvertragingen
Er wordt door een medewerker een declaratie ingediend, maar die blijft hangen in de inbox van de manager. Of erger: het komt terecht in een stapel papier op een bureau. Het gevolg? Uitgestelde terugbetalingen, boze blikken op kantoor en rapportages die incompleet blijven.
Deze vertragingen stapelen zich op. Zeker als meerdere lagen van goedkeuring nodig zijn, duurt het soms weken voor een declaratie rond is. Mobiele workflows, waarbij managers via een notificatie direct kunnen goedkeuren, zijn een waardevolle oplossing. Dan is het verwerken in een ogenblik gebeurd; in de trein, thuis of tussen meetings door.
Doordat er geen vertraging en frustratie meer in het proces zit, én je realtime inzicht ervaart in openstaande declaraties, doe je absoluut je voordeel met slimmer werken. Sommige systemen, zoals Nmbrs Expense, bieden zelfs aangepaste workflows per team of type declaratie.
#3 Tijdverspiller: dubbele invoer tussen systemen
In veel bedrijven worden declaraties eerst ingevoerd in een declaratiebestand, voordat ze nogmaals handmatig worden overgenomen in de boekhouding of het salarissysteem. Dat is dubbel werk én een dubbel risico.
Bovendien kost het de financiële administratie behoorlijk wat tijd. Zeker als bedragen verkeerd worden ingevoerd of boekingsregels ontbreken. Wat je eraan doet? Koppel het declaratiebeheer aan je boekhoud- en salarissystemen. Met slimme integraties stroomt data automatisch door.
Hierdoor heb je geen handmatige invoer meer nodig. Je voorkomt fouten, bespaart maandelijks uren en registreert alles direct op de juiste plek, zonder omwegen.
#4 Tijdverspiller: jagen op ontbrekende informatie
Een declaratie zonder bonnetje, projectcode of btw. Medewerkers vergeten dit vaak. Niet zo gek, want we zijn niet allemaal een financieel expert. Maar jij moet het wel rechtbreien. Dat betekent mailen, nabellen, wachten, opnieuw indienen…
Er gaan uren verloren aan het achterhalen van gegevens, die je eigenlijk meteen had willen en moeten hebben.
Gebruik validatie bij het indienen. Het systeem controleert direct of alles compleet is en geeft een melding als er iets ontbreekt. Declaraties zijn altijd in één keer compleet. Dit betekent minder opvolgwerk, een kleinere foutmarge en een vlottere maandafsluiting.
#5 Tijdverspiller: handmatige verwerking van terugbetalingen
Zodra een declaratie is goedgekeurd, begint er weer een nieuw proces: het uitbetalen ervan. Dit gebeurt via aparte betalingsrondes of via losse SEPA-batches. In andere gevallen worden declaraties pas bij de salarismutaties meegenomen, maar dat gebeurt dan weer handmatig.
Dat is niet alleen tijdrovend, maar het zorgt ook voor onduidelijkheid en onnodige communicatie. Kies voor een systeem met geïntegreerde terugbetaling. Je bepaalt zelf of je direct uitbetaalt of je alles meeneemt in de salarisrun.
Het voordeel? Geen losse uitbetalingslijsten meer. Je handelt alles automatisch af en je medewerkers weten exact wanneer ze welk geld kunnen verwachten.
Bonus: compliance zonder zorgen
Audits. Alleen het woord geeft stress. Waar zijn die bonnetjes van vorig jaar? Klopt de btw-verwerking? Zijn er declaraties gedaan buiten de richtlijnen?
Veel MKB's worstelen met het op orde houden van de declaratie-administratie. Zeker als gegevens verspreid zijn over mailboxen, Excel-bestanden en schoenendozen met papieren bonnen.
Automatische archivering van alle declaraties, inclusief bijlagen en goedkeuringen, scheelt je een hoop. Alles digitaal, alles doorzoekbaar. Je bent altijd audit-ready. Geen stress, geen uren zoeken, geen boetes. Met tools als Nmbrs Expense is dit volledig geïntegreerd: alle documentatie wordt automatisch bewaard én georganiseerd.
Kleine verspillers, groot effect
Declaratiebeheer lijkt misschien een bijzaak, maar tel de minuten eens op:
- 24 minuten per bon;
- meervoudige handmatige stappen;
- informatie najagen en vertragingen managen.
Voor een gemiddeld MKB lopen die minuten al snel op tot tientallen uren per maand. Tijd die je ook had kunnen investeren in groei, klantrelaties en innovatie. Evalueer je huidige declaratieproces. Waar verlies je tijd? Welke stappen kunnen slimmer, sneller of zelfs volledig automatisch?
Met geautomatiseerd declaratiebeheer bespaar je niet alleen tijd, maar ook frustraties. Én zorg je dat je organisatie future-proof werkt. Oja, en tools als Nmbrs Expense helpen je daar subtiel maar krachtig bij.
