Bedrijven met minimaal 100 medewerkers zijn per 1 juli 2024 verplicht om te rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van medewerkers. Dit noemen we de Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM). Wat houdt dit precies in, en vooral: hoe kan je dit het best bijhouden? Hoe ondersteun je als salarisadministrateur jouw klanten hierin? Je leest er alles over in deze blog.
1. Wat is de CO2-registratieplicht precies?
Organisaties met 100 of meer medewerkers, zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht om te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun medewerkers. Dit betreft alle zakelijke ritten en het woon-werkverkeer van medewerkers in Nederland, met enkele uitzonderingen. Het gaat in principe om reizen waarvoor een werkgever een financiële vergoeding geeft of een voertuig of vervoersbewijs beschikbaar stelt aan medewerkers.
2. Wat is de aanleiding en het doel van deze rapportageverplichting?
Voor de aanleiding voor deze nieuwe regeling gaan we even terug in de tijd naar het Klimaatakkoord uit 2019, dat voortkomt uit het Klimaatverdrag van Parijs. In dit akkoord hebben 195 landen afgesproken dat de gemiddelde temperatuur op aarde tot 2050 niet meer dan twee graden mag stijgen. Het doel van deze rapportageplicht is om in 2030 1,5 megaton CO2 te hebben gereduceerd. Om dit te bereiken, is het noodzakelijk inzicht te verkrijgen in het zakelijk verkeer en woon-werkverkeer.
📗🌱 ESG-rapportage: wat kan én moet je ermee?
De CO2-registratieplicht is onderdeel van de ESG-rapportage (E, environmental), sociaal en maatschappij (S) en bestuur (G, governance). ESG: wat het is, wat je ermee moet en hoe je het in je voordeel laat werken; dat lees je in deze whitepaper.
3. Voor wie geldt de rapportageplicht?
De rapportageplicht geldt voor bedrijven met meer dan 100 medewerkers die een vast of tijdelijk contract hebben van meer dan 20 uur per maand. Deze plicht geldt niet voor uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp’ers of medewerkers met een nulurencontract of deelcontract voor minder dan 20 uur per maand. Houd er rekening mee dat:
- Voor alle vestigingen met hetzelfde KvK-nummer je gezamenlijk moet rapporteren;
- Vestigingen buiten Nederland niet vallen onder de rapportageplicht;
- Werkgevers die gebruik maken van uitzendkrachten hebben geen CO2-rapportageplicht. Deze verplichting ligt bij het uitzendbureau.
4. Wat is de tijdlijn voor de CO2-registratie rapportageplicht?
-
Tot 30 juni 2024: vrijwillig indienen
Tot en met 30 juni 2024 is rapporteren niet verplicht. Het is echter al mogelijk om vrijwillig rapportages in te dienen, ook als een bedrijf minder dan 100 medewerkers heeft. Dit kan helpen om inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot door alle afgelegde kilometers van het personeel en om het beleid rondom zakelijke mobiliteit aan te passen indien nodig. Met toestemming van de organisatie gebruikt de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) deze gegevens anoniem voor onderzoek. De gerapporteerde gegevens worden nog niet naar de omgevingsdienst doorgegeven.
-
Vanaf 1 juli 2024: beginnen met registeren
Vanaf deze datum is het verplicht om alle gegevens van de medewerkers bij te houden. Het is belangrijk dat de administratie goed op orde is om aan de vereisten van de RVO te voldoen.
-
30 juni 2025: deadline
Uiterlijk maandag 30 juni 2025 moeten de gegevens van alle zakelijke ritten en het woon-werkverkeer zijn doorgegeven in de online omgeving van de RVO. Het is ook mogelijk om de gegevens eerder in 2025 in te dienen. Organisaties kunnen ervoor kiezen om alleen de gegevens over de tweede helft van 2024 in te dienen of ook die van de eerste helft van het jaar, als deze zijn bijgehouden.
-
Vanaf 2026: jaarlijkse rapportageverplichting
Vanaf 2026 zijn ondernemers verplicht deze gegevens jaarlijks door te geven.
5. Welke gegevens moeten worden gerapporteerd?
In deze rapportage moet worden aangegeven of het om zakelijk of woon-werkverkeer gaat. Werkgevers moeten rapporteren over de hoeveelheid afgelegde kilometers, het type vervoermiddel en het brandstoftype. Het is niet nodig om gegevens over de daadwerkelijke CO2-uitstoot aan te leveren, aangezien deze automatisch wordt berekend.
Benodigde gegevens declaraties zakelijke ritten:
|
Vervoermiddel/brandstof |
zakelijk |
|
Auto, benzine |
Jaarkilometers |
|
Auto, diesel |
Jaarkilometers |
|
Auto’s die behoren tot de (plug in) hybrides |
Jaarkilometers |
|
Auto, 100% elektrisch |
Jaarkilometers |
|
Auto, andere brandstoffen |
Jaarkilometers |
|
Motorfiets, benzine |
Jaarkilometers |
|
Motorfiets, elektrisch |
Jaarkilometers |
|
Bromfiets/scooter, benzine |
Jaarkilometers |
|
Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec) |
Jaarkilometers |
|
(e-)Fiets en lopen |
Jaarkilometers |
|
Openbaar vervoer |
Totaalbedrag in euro’s |
6. Wat is het verschil tussen zakelijke mobiliteit en woon-werk mobiliteit?
In de verplichte CO2-registratierapportage zijn zakelijke mobiliteit en woon-werk mobiliteit twee verschillende categorieën die elk hun eigen specifieke kenmerken en rapportagevereisten hebben.
Zakelijke mobiliteit:
Zakelijke mobiliteit gaat om alle reizen die medewerkers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkverkeer.
Woon-werkverkeer:
Woon-werk mobiliteit gaat om het reizen van medewerkers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar ‘de arbeid pleegt te worden verricht’. Hiermee wordt bedoeld:
- Vaste werkadres of standplaats;
- Reizen naar verschillende vestigingen van de werkgever;
- Af en toe reizen voor materialen ophalen;
- Uitzendkrachten naar opdrachtgeverslocaties;
- Reizen naar vast punt voor werkverdeling/gereedschap, eerste deel als woon-werk.
Reizen van en naar andere plaatsen dan het vaste werkadres, vallen dus niet onder woon-werkmobiliteit. Die reizen worden gezien als zakelijke mobiliteit. Als een medewerker dus geen vast werkadres heeft, worden alle reizen beschouwd als zakelijke mobiliteit.
Het onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit kan in de praktijk soms lastig zijn, maar wordt administratief bepaald door het vastleggen van een standplaats in de arbeidsovereenkomst. Hierbij worden zoveel mogelijk de fiscale regels gevolgd, zoals opgenomen in het Handboek Loonheffingen. Raadpleeg voor meer informatie over het Handboek Loonheffingen, onze Knowledge Assistant. Die kent het Handboek Loonheffingen van binnen en buiten.
🤖 Maak kennis met de Knowledge Assistant
Voor een snel en accuraat antwoord op al je vragen rondom salaris en loonheffingen. Probeer het zelf.
7. Hoe kan ik de CO2-rapportage verwerken in mijn HR- en salarisadministratie?
In de HR- en salarisadministratie worden vaak al gegevens verzameld over de kilometers die medewerkers afleggen, meestal via een declaratiemodule. Daarom is het handig om de jaarkilometers te verzamelen vanuit de huidige software die gebruikt wordt. Vanaf 1 juli 2024 is het in Nmbrs mogelijk om bij deze kilometerdeclaraties aan te geven om welk type vervoermiddel en brandstoftype het gaat. Dat maakt het registreren van zowel zakelijke ritten als het type vervoermiddel en brandstoftype mogelijk.
Voor het berekenen van woon-werkverkeer raadt het RVO aan een (online) enquête uit te zetten onder werknemer om de benodigde informatie te verzamelen. Vraag hen om hun werkgebonden verkeer en het bijpassende vervoermiddel en brandstoftype in te vullen voor een specifieke week of een gemiddelde werkweek.
8. Wat is de rol van de accountant?
Als accountant controleer je de gegevens voor de CO2-rapportage en zorg je ervoor dat deze accuraat en volgens de regels worden verzameld. Adviseer je klanten over de vereisten en help hen bij het implementeren van de juiste procedures en systemen. Zo draag je bij aan een betrouwbare en verantwoorde CO2-rapportage.
