Sigma Personeeldiensten en Nmbrs®
Het voeren van een juiste loonadministratie en personeelsadministratie is een vak apart. Bovendien is daarbij tegenwoordig ook de keuze van een goed salarisadministratiepakket van groot belang. Daarom heeft Sigma Personeelsdiensten ervoor gekozen om in 2013 de overstap te maken van Unit4 naar Nmbrs®. De mogelijkheden binnen Nmbrs® sluiten beter aan op de hedendaagse informatiebehoefte.
Auteurs: Marijke van de Velde en Joeri Zoon (Sigma Personeelsdiensten)
Conversie:
De conversie van Unit4 naar Nmbrs® hebben wij gefaseerd uitgevoerd. Om een makkelijke instap te maken en de collega’s te enthousiasmeren hebben wij ervoor gekozen om eerst de DGA’s over te zetten naar Nmbrs®. Op deze manier hebben de collega’s eenvoudig het pakket leren kennen en zijn ze er snel vertrouwd mee geraakt. Daarnaast levert het overzetten van de DGA’s ook relatief makkelijke tijdwinst op door gebruik te maken van de automatische workflows bij de maandelijkse verwerking.
Inventarisatie:
Vervolgens hebben we een inventarisatie gemaakt van onze klanten en de aantallen hiervan per cao vastgelegd. Op basis van de vastlegging van deze aantallen is er een planning opgesteld om per cao deze klanten over te zetten. Wekelijks hebben we per cao de conversie uitgevoerd voor de betreffende klanten. Op deze manier hebben we ook wekelijks de collega’s geïnformeerd welke groep klanten er geconverteerd zouden worden en met welke bijzonderheden er rekening gehouden moest worden bij het verder gereed zetten van deze klanten.
Ondersteunen:
Om de collega’s verder te ondersteunen bij het inrichten en gereedzetten van de klanten voor de live gang hebben we een aantal tools ingezet. Allereerst hebben we een checklist opgesteld die collega’s gebruikten bij het controleren en inrichten van de administraties. Op deze manier hebben we uniformiteit gecreëerd bij het inrichten van de administraties. Daarnaast hebben we via online meetings, sessies ingepland om collega’s te informeren hoe bepaalde zaken ingericht dienden te worden in het systeem. Als laatste hebben we intern een telefonische supportlijn opgezet zodat collega’s altijd hulp konden inschakelen bij vragen of problemen met betrekking tot het gebruik van het systeem.
Informeren van de klanten:
De laatste stap in het proces van de conversie was het informeren van de klanten. Alle klanten zijn schriftelijk en telefonisch geïnformeerd over de veranderingen met betrekking tot het nieuwe salarispakket. Hierbij hebben we de voordelen met betrekking tot digitale administratie benadrukt en de mogelijkheden toegelicht.
Voordelen Nmbrs®:
Een van de grote voordelen met betrekking tot efficiency is de mogelijkheid van het inrichten van automatische verwerkingsprocessen. Door een bepaalde groep klanten een automatische workflow in te laten richten worden al deze klanten op een bepaald moment in één keer automatisch collectief verwerkt. Zeker bij het verwerken van de DGA’s levert dit grote tijdswinst op. Enkele voordelen die Nmbrs® nog meer bied zijn:
- Uitgebreide integratie mogelijkheden zodat gegevens efficiënt en snel uitgewisseld kunnen worden
- Altijd en overal toegang tot het pakket
- Uitgebreide HR tools die we de klanten kunnen aanbieden om hun HRM-processen te digitaliseren.
Klik op de onderstaande button voor meer informatie over Nmbrs®.
