Van geldzakjes met een loonstrookje erin tot een volautomatische, digitale salarisadministratie — we zijn van ver gekomen. Hoe heeft de salarisadministratie zich de afgelopen decennia ontwikkeld?
Mijn opa, postbode sinds de jaren veertig, kreeg zijn salaris aanvankelijk elke week in een geldzakje. Bij thuiskomst diende dat zakje - ongeopend! - onmiddellijk overhandigd te worden aan mijn oma. Zij verdeelde het geld in de diverse vakjes van een geldkistje: zoveel voor de huur, zoveel voor gas en licht, enzovoorts. Een paar gulden kreeg mijn opa terug om vrij te besteden. (Er zwaaide trouwens wat als mijn oma ontdekte dat het zakje al geopend was. Dan was mijn opa onderweg naar huis al langs de sigarenboer of het café geweest.)
In dat geldzakje zat trouwens ook een loonstrookje. Heb je je wel eens afgevraagd waar dat woord vandaan komt? Het was letterlijk een papieren strook, waarop in verschillende vakjes vermeld stond (gedrukt of met de hand geschreven, afhankelijk van hoe modern de werkgever was) welke bedragen aan belastingen en premies van het loon zijn ingehouden.
Nettoloon afgemeten in een loonzakje
Voor ‘Het Kasboekje van Nederland’, een onderzoek naar de financiële geschiedenis van Nederlanders, onderzocht historicus Margreet de Nie-Sarink de geschiedenis van loon en salaris. Zoals het bij mijn grootouders ging, ging het bij de meesten in die tijd. Bedrijven, groot en klein, maakten gebruik van loonzakjes om het personeel van salaris te voorzien.
‘Het wekelijks opmaken van de loonlijst en het in orde maken van de loonzakjes, waarin ieders nettoloon precies afgepast werd, was iedere keer weer een flinke klus voor de loonadministratie,’ schrijft De Nie-Sarink. ‘Het uitdelen van die zakjes kostte ook veel tijd, de loonadministrateur moest tenslotte bij alle werknemers langs. Het kwam ook voor dat hij zitting hield en dat de werknemers bij hem in de rij stonden om hun loonzakje in ontvangst te nemen. Het was dus een relatief duur onderdeel van de bedrijfsadministratie.’
‘Maandbetaling zou een stuk in de kosten schelen,’ vervolgt De Nie-Sarink. ‘Dat zou ook aansluiten aan op veranderingen in de huishoudelijke betalingen zoals huur, gas en licht, premies en contributies, die niet langer per week maar per maand werden geïnd.’
Het weekloon maakte daarom in de loop van de jaren vijftig en zestig plaats voor een maandsalaris. Dat werd bovendien niet meer in zakjes geld uitgekeerd, maar overgemaakt op de bank- of girorekening. En zoals veel meer in ons leven, werd de administratie daarvan gedigitaliseerd.
Veel computerkracht
Ingmar Lodewijk werkt als support quality officer bij Nmbrs en is onze salarisadministratiespecialist. Hij herinnert zich nog goed hoe het er vijftien jaar geleden aan toe ging, toen hij bij een grote speler in de payroll-sector werkte als salarisadministrateur.
‘We werkten onder andere voor een klant met vijftienduizend medewerkers. Dit was de tijd dat iedereen nog de loonstrookjes op papier geprint kreeg. Om die loonstrookjes te maken, moesten mijn collega’s en ik eerst de mutaties invoeren in een computerprogramma. Declaraties, in- en uitdiensttredingen, bonussen; we kregen alles handgeschreven van de klant en diens medewerkers aangeleverd. Het was hard werken om dat allemaal op tijd in te voeren.’
Er was namelijk een harde deadline: ‘In die tijd was er heel veel computerkracht nodig om voor zo veel mensen de loonstroken te berekenen. Teams moesten tijdslots op de computers reserveren om van die computerkracht gebruik te maken. Voordat zo’n tijdslot begint, moesten wij dus alles verwerkt hebben.’
‘Vervolgens kregen we de loonstroken als één digitaal bestand weer terug, en controleerden we al die loonstroken. Daarna ging het naar het printkantoor, waar alle vijftienduizend loonstroken werden afgedrukt, in een enveloppe gestopt, en in alfabetische volgorde van de namen van de medewerkers in tien grote dozen verzameld. Als jongste bediende haalde ik die dozen op en reed ik ze naar de klant. Daar belandde bij elke medewerker de juiste enveloppe op het bureau.’
Salarisadministrateur wordt payroll-expert
Dat klinkt nog steeds ouderwets, nietwaar? Al vlug stapte men over op loonstroken per
e-mail. Om er nog beter voor te zorgen dat loonstroken privé blijven, vinden werknemers tegenwoordig hun loonstrook in een beveiligde, digitale omgeving. En al dat werk dat Ingmar moest doen - vakantiedagen noteren, declaraties invullen - doet de medewerker nu grotendeels zelf met de Nmbrs ESS-app.
De salarisadministrateur hoeft dat soort zaken niet meer zelf te doen, en ook het werk dat overblijft wordt hem of haar wat gemakkelijker gemaakt. Controle op de cijfers is bijvoorbeeld nog altijd belangrijk, maar in Nmbrs zitten al veel controles ingebouwd. Daarnaast kun je met vergelijkingstools snel zien of iemand zijn salaris erg afwijkt in vergelijking met de vorige periode.
‘Dat betekent dat de salarisadministrateur zich kan focussen op andere, vakinhoudelijke zaken,’ zegt Ingmar. ‘Wie het vak goed kent, kan in de salarisadministratie mogelijkheden vinden om geld voor het bedrijf te besparen, zoals met bepaalde belastingregelingen. De salarisadministrateur wordt een Payroll Hero!’
Hoe ziet het werk van de Payroll Hero er uit? Wat brengt de toekomst ons? Gaat kunstmatige intelligentie (AI) een grote rol in salarisadministratie spelen? Volgende week lees je hier meer over!
