Welke HR professional mag absoluut niet ontbreken in onze vijfdelige blogserie over HR Automation? Precies, onze eigen Mariel Dommering, Chief People Officer bij Nmbrs. En laat Mariel nu nét iemand zijn met een kraakheldere visie op digitalisering van HR-processen. “Ik zie automatisering als hulpmiddel om je bedrijf op een efficiëntere manier te laten werken”, legt ze uit. “Er is momenteel een enorme ontwikkeling gaande en ik vind het de verantwoordelijkheid van iedere HR manager om te weten wat er aan tools in het vakgebied te krijgen is én om ermee te experimenteren. Hoewel het zeker is dat we in de toekomst meer en meer op data gaan vertrouwen - ook binnen HR - ben ik ervan overtuigd dat we ons op dit moment juist door de combinatie van data en onderbuikgevoel moeten laten sturen.
Van experimenteren kun je leren
Volgens Mariel moet je het niet alleen doen voor je organisatie en de medewerkers, maar ook voor jezelf. “Naast het feit dat je organisatie door het juiste gebruik van HR tools stappen kan maken, is het uitproberen van nieuwe tools ook goed voor je eigen ontwikkeling als HR professional”, vindt ze. “Door te werken met verschillende systemen zie je wat er allemaal mogelijk is. Welke tools gaan je helpen en welke werken volstrekt niet? Bij Nmbrs proberen we regelmatig nieuwe programma’s en apps. Gewoon, omdat digitalisering de toekomst heeft én omdat we het belangrijk vinden voor de ontwikkeling van onze mensen.”
Engagement app
“Zo gebruiken we sinds een jaar een engagement app. Natuurlijk hebben wij als afdeling een gevoel bij hoe het met het bedrijf gaat, in hoeverre medewerkers blij zijn en of ze de organisatie waarderen. Toch is het fijn om dat in data bevestigd te zien. Zie de app als een tweede paar ogen dat datgene wat we voelen nog even voor ons meet. Het is geen reusachtige enquête die de medewerker jaarlijks invult, maar een tooltje dat elke week vijf simpele, steeds wisselende vragen stelt aan de medewerkers en ons vervolgens laat zien wat er week op week af met de betrokkenheid gebeurt.
De input geeft HR een goed beeld van wat er speelt en leeft. Soms geven de data iets anders aan dan ik zelf verwacht had. Afgelopen voorjaar bijvoorbeeld, toen we met z’n allen door Covid naar huis werden gestuurd. Ik dacht dat de betrokkenheid met al dat thuiswerken wel wat zou afnemen. Het tegendeel bleek echter waar, het engagement ging juist omhoog! Onze open en transparante communicatie en het vertrouwen dat we de mensen gaven, bleken enorm gewaardeerd te worden.”
De computer als recruiter
Een andere tool die Mariel al een tijdje wilde, is een Artificial Intelligence tool voor recruitment. “Een zelflerende tool die je vult met profielen van mensen die het goed doen in de organisatie en die vervolgens een voorselectie van kandidaten maakt. Superspannend wel, want je kunt het systeem alleen voeden met de aanwezige data. Wat als mijn dataset niet klopt en ik in het verleden de verkeerde mensen aangenomen heb? Ik had best wat vragen vooraf, we zijn die handmatige cv-selectie en fysieke interviews ook zo gewend.
Toch geloof ik dat we met zo’n systeem beter selecteren dan met mensen alleen. Waar wij geneigd zijn in de eerste vijf minuten ons oordeel te vellen, ziet een tool kandidaten niet. Hij laat iedereen dezelfde spelletjes spelen en tests doen voor een totaalbeeld. De computer kijkt bovendien niet naar geboortedatum of geslacht, wat de objectiviteit en diversiteit ten goede komt. Voorlopig zitten we in de experimentele fase en laten we de tool naast onze ‘oude’ manier van werving draaien. Mijn eerste gevoel is goed.”
Intuïtief PI-systeem
“Het personeelsinformatiesysteem waar ik mee werk, is vanzelfsprekend Nmbrs®. En ja, ons programma werkt super. Zeker vergeleken bij sommige programma’s die ik bij vorige werkgevers heb gezien,” glimlacht ze. “Het grootste verschil tussen traditionele systemen en Nmbrs® is het intuïtieve karakter. Denk aan het vroegere WP 5.1, waarbij je commando’s uit je hoofd moest kennen, en de tegenwoordige iPad, waarbij je op ’t scherm dingen aantikt, en je snapt wat ik bedoel. Neem bijvoorbeeld de 30% regeling. In sommige systemen moet je nog eerst aparte vakjes invullen en daarna een run draaien om te weten wat de gevolgen zijn voor het loon. Bij Nmbrs® zie je de volgende loonstrook direct, zonder een run te hoeven draaien. Het systeem denkt met je mee.”
No managers, no rules
“Wat me ook al sinds het begin aanspreekt hier, is de cultuur zonder managers en regels. Het is mijn rol de cultuur te vormen en op cultuur te sturen. De juiste mensen aan te nemen, onboarding vorm te geven en kleine interventies te doen waar nodig. Voor de dingen die van oudsher een manager doet, hebben we verschillende oplossingen gevonden. Zo heeft iedereen bij Nmbrs een eigen, vaste coach. Dit is een externe zzp’er die sowieso drie keer per jaar met je spreekt. Wil je liever elke week een coachingsgesprek? Kan ook. Verder hebben we scrum masters die vergaderingen plannen en ervoor zorgen dat iedereen op tijd komt opdagen, vier directieleden die strategische beslissingen nemen en communiceren over de langetermijnvisie en een aantal product owners voor de kortetermijnbesluiten en prioriteitstelling. Tot slot nog de beoordeling: dit doen onze medewerkers onderling in groepjes van zeven. Onze ervaring is dat hoe meer je mensen vertrouwt, hoe meer verantwoordelijkheid ze nemen.”
Take your time, take your chances
“Als je met goede tools gaat werken, hou je tijd en energie over voor je vak. In de meeste HR-processen valt nog volop te automatiseren. Alleen al het klaarzetten van taken voor elkaar, scheelt veel tijd. Ook op het vlak van training is de laatste tijd wel gebleken dat digitalisering fysieke handen vrijmaakt. Covid heeft e-learning enorm versneld en ons in een ontwikkeling gedwongen. Hele universiteiten en hogescholen zijn online gegaan, en ook organisaties ervaren dat digitale scholing kansen biedt én goedkoper is. Toegegeven, ook ik word niet warm van een online conferentie. Niet iedere vorm van learning is even geschikt voor automatisering en het kan stukken interactiever allemaal. Maar we zitten midden in een proeftuin en de lessen bieden zich aan. Daar moeten we gebruik van maken met z’n allen!”
Op naar de HR-robot?
Iets wat HR Automation in sommige organisaties nog tegenhoudt, is volgens Mariel het feit dat veel HR-professionals angstig zijn voor technologie. “Ze werken graag met mensen, terwijl ik geloof dat dit vak een combi is. Gut feeling & data, het één vult het ander aan. Tenminste, op dit moment. Hoe het in de toekomst zal zijn, weet ik natuurlijk ook niet. Wie weet varen we ooit wel puur op technologie! En nee, ik ben niet bang dat het menselijke aspect daarbij verdwijnt. HR blijft maatwerk. Wat ik wél zeker weet, is dat je in elk beroep wat met IT moet hebben tegenwoordig. Zeker als je baan zich deels achter een bureau afspeelt, is automatiseringskennis een vereiste. Heb je niks met IT, dan moet je niks met HR gaan doen.”
How to start
Moeten we dus nu massaal alles digitaliseren en vandaag meteen tien HR tools in huis halen? “Zeker niet”, luidt Mariels advies. “Pak het stap voor stap aan en begin met het creëren van draagvlak. Te vaak wordt een proces gezien als eigendom van HR, terwijl de rest van het bedrijf er net zo goed achter moet staan. Geef dus diepere uitleg en deel de achterliggende gedachte. Feeling houden met de mensen, dát is je doel. Niet het invoeren van een tool. Hou het verder vooral klein en simpel en bouw het op. Probeer eens een iets nieuws en beslis na een tijdje of het een blijvertje is. Wees niet bang, er ontploft heus niets! Zo’n engagement tool bijvoorbeeld. Die is prima in te zetten voor één team of afdeling. Bevalt de app, dan rol je hem verder uit. Zo niet, dan gooi je hem weer weg. Het ergste wat kan gebeuren, is dat je een les leert.”
Graag vertellen we je meer over hoe je verschillende HR processen kunt automatiseren met Nmbrs. Boek hiervoor geheel vrijblijvend een één-op-één demo of download onze Gestroomlijnde Employee Journey white paper. In deze white paper doorlopen we gezamenlijk de verwerking van een Employee Journey en hoe onze functionaliteiten jou hierbij kunnen assisteren.
