Salarisadministratie; het ene bedrijf ziet het als een belangrijk onderdeel van HR, het andere meer als een verantwoordelijkheid van de financiële afdeling. De verwerking van de lonen wordt zodoende nog te vaak los gezien van het personeelsbeleid. Zo kunnen financiële vraagstukken op de financiële afdeling door experts worden behandeld en kan HR zich bezighouden met inhoudelijke vraagstukken buiten de financiën om. Deze gekunstelde scheiding, die met name in Nederland opvallend aanwezig is, zorgt voor onduidelijke situaties en is eigenlijk ook redelijk inefficiënt.
Binnen Nmbrs zijn we ervan overtuigd dat de salarisadministratie een heel belangrijk onderdeel is van de employee journey en daarom ook direct gekoppeld zou moeten zijn aan de HR afdeling. Een belangrijk argument voor HR professionals om zich weinig met de salarisadministratie te bemoeien, is dat ze niet genoeg kennis hebben. Gelukkig zijn de meeste online HR en salarissystemen tegenwoordig zo in te richten, dat je heel eenvoudig kunt samenwerken met een salarisprofessional. Deze kun je eenvoudig toegang verlenen tot jouw omgeving, of je kiest voor de meest veilige optie en gaat onder de omgeving van een accountant of salarisdienstverlener hangen.
Maar waarom vinden wij dat HR en salarisadministratie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn?
Administratie hoort dicht bij de bron
Maandelijks vinden er binnen het personeelsbestand mutaties plaats die directe gevolgen hebben op het salaris van de desbetreffende medewerker. Wijzigingen zoals een promotie, overplaatsing of een andere functiewisseling worden over het algemeen gewaarborgd door HR. Ook tijdens contractbesprekingen met een nieuwe medewerker worden er afspraken gemaakt tussen de HR-afdeling en de medewerker. Deze afspraken worden opgeslagen in het personeelsdossier. Aangezien HR deze dossiers bijhoudt, zijn zij als beste op de hoogte wat er precies aan de hand is met een medewerker en is het ook meer dan logisch dat ze deze mutaties zelf kunnen doorvoeren in de HR- en salarissoftware.
Automatisering van de administraties
Zoals hierboven al eerder genoemd, bestaat er enige twijfel bij HR professionals of ze wel genoeg kennis hebben om zich direct met de salarisadministratie te bemoeien. Uiteindelijk is de salarisadministratie net als veel andere HR-processen een repetitief proces, die iedere maand herhaald moet worden. Door de software op de juiste manier in te zetten en controles door het systeem óf een expert te laten doen, kun je veel onderdelen van deze processen automatiseren. De moeilijkheid zit hem in de uitzonderingen. Maar door processen te automatiseren, blijft er juist ruimte en tijd over voor deze uitzonderingen. Hier kun je vervolgens jouw expertise voor inzetten of de hulp inroepen van een expert met de juiste kennis.
Salaris & HR, de infinity loop
Bijna alle HR en salaris processen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bijvoorbeeld, wanneer een medewerker langdurig ziek is, een typisch HR proces, zal deze in de loop van de tijd nog maar een bepaald percentage van zijn loon krijgen. Of kijk eens naar verlof. Een belangrijk onderdeel van HR is om te zorgen dat de bezettingsgraad op de werkvloer goed is. Maar ook verlof heeft weer direct invloed op de salarisadministratie. Zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen waarin HR processen overlopen in salaris processen en vice versa. Vandaar dat wij bij Nmbrs® salaris en HR als een infinity loop zien. Een loop waarbij je alle key gebruikers moet betrekken, zodat er altijd een goede overdracht is van gebruiker naar gebruiker. De belangrijkste taak van HR is om grip te houden op deze processen en als het ware als een helikopter boven het proces te hangen. Wanneer je hierin slaagt, zul je zien dat door goed gebruik van de software, de HR- en salarisadministratie geen rocket science is! Maar wanneer je tegen complexe zaken aan loopt, zoals bijvoorbeeld het in dienst nemen van een buitenlandse medewerker die in aanmerking komt voor de 30% regeling, kun je altijd de hulp van een specialist inroepen. Want adviseren over complexe salaris zaken kan een salarisexpert als geen ander!
Ben je benieuwd naar een compleet HR- en salarissoftware oplossing? Neem een kijkje op onze producttour en ontdek vandaag nog de mogelijkheden!
