Praktijkervaringen van een HR-professional
Ze test en evalueert HR tools bij de vleet, adviseert snelgroeiende bedrijven op het gebied van HR tech en is allergisch voor one-size-fits-all en alles-in-één-systemen. Als er iemand is met een heldere visie op HR Automation is het wel Wendy van Ierschot, CEO van Vie People. “Door gebruik te maken van de juiste HR tools die bij de groeifase van je bedrijf passen, krijg je de kans je blik van binnen naar buiten te verleggen. HR krijgt tijd en ruimte om te focussen op strategische vraagstukken, leiderschapsontwikkeling en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een bedrijfscultuur waarin iedereen floreert? Met een passende people tech stack, oftewel een pakket aan HR tools, maak je het mogelijk.”
Onafhankelijke tool tester
Op Wendy’s recent vernieuwde HR tech community vind en vergelijk je HR-technologieën in alle soorten en maten. Bedrijven kunnen hier vinden welk systeem of welke app het best past bij het HR-proces dat ze willen automatiseren; of dat nu hiring, onboarding, planning, operations, learning of performance management is. Bovendien is het antwoord afgestemd op de ontwikkelingsfase waarin je bedrijf zich bevindt. “Elke stap in je employee journey is te digitaliseren, maar bij een startup ligt de focus idealiter op andere zaken dan bij een scale-up of organisatie met meer dan 150 medewerkers”, legt Wendy uit. “Ons advies hangt dan ook af van meerdere factoren. Hoe wij bepalen wat werkt en hoe we ons onafhankelijke oordeel vellen? We analyseren elke tool uitgebreid en proberen veel in de praktijk uit.”
Meegroeiende HR tech stack
Een oordeel zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat een bepaalde app er goed uitziet en de customer experience in orde is, maar dat hij wel duur is voor een klein bedrijf met relatief overzichtelijke stromen”, gaat Wendy verder. “We adviseren in dat geval een andere tool, die beter bij de organisatiegrootte past. Als je het goed doet, groeit je people tech stack mee met het bedrijf. Ben je starter met twee werknemers, dan kun je die drie sollicitaties per jaar waarschijnlijk prima zonder applicant tracking system overzien. Krijg je er drie per dag binnen, dan is het een ander verhaal. Het risico dat je mailtjes over het hoofd ziet en kandidaten vergeet te beantwoorden wordt te groot. En mensen die op een feestje verkondigen dat ze na hun gesprek nooit meer iets van jouw bedrijf hoorden? Dat is slechte PR.”
Digitaliseren of niet?
“De eerste vraag die ik stel als bedrijven beginnen over een nieuwe app is: is het probleem dat je wilt oplossen wel echt een probleem? Zo zijn er apps voor het uitwisselen van vakantiedagen tegen een duurdere leaseauto. Of waarmee je sportpunten spaart die goedkopere koffie bij Starbucks om de hoek opleveren. Leuke ideeën natuurlijk, maar is het vanuit HR-oogpunt echt nodig en hebben andere zaken geen prioriteit? Laatst sprak ik iemand die een onboarding app wilde, terwijl ze eigenlijk alles al konden doen via de communicatieapp Slack. Zouden ze de nieuwe onboarding app ook als learning app willen gebruiken, dan zou het misschien handig zijn. Maar nu…? De vraag hoeveel mensen er gebruik van gaan maken - en waarvoor en hoe vaak - passeert dus ook altijd de revue.”
Één-in-één-pakket
Naast het feit dat een goede HR tool een probleem oplost, is hij volgens Wendy ook dummyproof. “De tijd van vooraf cursussen volgen is voorbij. Gelukkig zijn er steeds meer systemen die niet pijn doen aan je ogen”, lacht ze. “Wat ik ook wil benadrukken, is dat één systeem voor alle verschillende processen nooit een goed idee is. Natuurlijk moeten de tools wel onderling communiceren - het is op z’n minst handig als de gegevens uit je recruitmentsysteem automatisch in je onboardingpakket terechtkomen - maar het beste systeem voor recruitment is niet automatisch ook het beste systeem voor onboarding! Misschien wil je wel ergens een assessment inbouwen, leidinggevenden andere autorisaties geven. En denk ook eens aan persoonsgegevens die door de privacywetgeving weer op tijd uit je recruitment tool moeten verdwijnen. Toch lastig als je een en ander gecombineerd zou hebben. Soms hoor ik wel eens dat mensen gek worden van 10 openstaande tools, maar op je telefoon ben je er toch ook aan gewend dat je WhatsApp gebruikt voor appjes, Facebook voor sociale contacten en LinkedIn voor zakelijke contacten?”
Strategische pet
“Ik denk dat veel HR-professionals de ambitie hebben een substantiële bijdrage te leveren aan de strategische koers van het bedrijf. Hier komt vaak weinig van terecht omdat operationele zaken - die ook echt af moeten - voorrang krijgen. Dat contract, dit conflict, die training; voordat je het weet is de dag weer voorbij. Wat mij betreft moet HR zich beter laten ondersteunen door tools en zich vaker afvragen of ze ergens echt tussen moeten zitten. Hoort die loonmutatie niet bij finance? Kan een manager in de tijd dat hij input naar HR stuurt en wacht op reactie en afhandeling niet beter zelf een arbeidscontract uit het systeem laten rollen? In de tussentijd kan HR zich richten op strategie, coaching van managers en de vraag wat medewerkers nodig hebben om te groeien in de complexer wordende organisatie. Ieder bedrijf zou bovendien iets moeten bijdragen aan een betere wereld. Het is aan HR dit aan te jagen en mensen te stimuleren en motiveren dit hogere doel na te streven.”
Iets met mensen of met data?
“Om HR-tijd vrij te maken, moet je dus processen beter stroomlijnen en uit de tools halen wat erin zit. En hier is verstand van data voor nodig, terwijl de meeste HR-managers hun vak gekozen hebben omdat ze zo graag met mensen werken. Ik geloof dat dit een van de redenen is dat we nu minder uit het vakgebied halen dan we zouden kunnen. Natuurlijk zijn er HR-professionals die het één moeiteloos met het ander combineren. En voor een deel kun je jezelf een hoop eigen maken, we kunnen immers ook niet meer zonder onze telefoon. Maar alle datastromen overlaten aan iemand die niks met automatisering heeft? Dat lijkt me niet slim. Ik zie het om deze reden wel gebeuren dat je op de HR-afdeling binnenkort twee soorten professionals ziet: sociale mensenmensen en technische data-analisten.”
Stap voor stap de toekomst in
Moeten we dan allemaal meteen onze hele HR-afdeling op de schop gooien, een techneut aannemen en een flink pakket HR tools aanschaffen? Nee, alles tegelijk introduceren is volgens Wendy de meest gemaakte fout. “Ga je een proces automatiseren, dan verandert er altijd wat aan het proces. In plaats van alles in één keer te willen doen, kun je beter stap voor stap te werk gaan. Eerst tool A, daarna tool B. En heb je een systeem dat twee of drie processen tegelijk digitaliseert? Ook dan loont het om eerst het ene stukje op de rit te krijgen, en daarna pas het volgende. Automatiseren doe je er gewoon niet even bij. Maar doe je het goed en laat je je eenmaal sturen door de juiste data? Dan kun je de waan van alledag inwisselen voor een brede blik richting toekomst. En dat is precies wat je moet willen.”
