Na de aankondiging dat de goedkeuring voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding zou eindigen per 31 december 2020, is de noodmaatregel in verband met het coronavirus en de huidige lockdown verlengd tot 1 april. Thuiswerkers die nog maar weinig op kantoor komen, mogen dan geen vaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Voor een variable reiskostenvergoeding is een registratie van kantoordagen nodig. Dat kan vanaf nu heel eenvoudig in Nmbrs.
Als onderdeel van een steunpakket had het kabinet in de vorige lockdownperiode de reiskostenregeling voor bedrijven en hun werknemers versoepeld. In elk geval tot 1 april mogen werkgevers reeds bestaande, vaste reiskostenvergoedingen, onbelast blijven vergoeden, ook al worden deze reiskosten niet meer (volledig) gemaakt omdat de werknemer thuiswerkt. (Zie punt 6.2 in dit bericht in de Staatscourant, of de paragraaf over reiskosten in dit bericht over het steunpakket.)
Aan die versoepeling komt een eind, ook al is de lockdownperiode verlengd en daarmee ook de noodzaak om thuis te werken. Mogelijk geldt vanaf april de gewone reiskostenregeling weer: werkgevers mogen alleen werknemers die ten minste 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen, onbelast een vaste reiskostenvergoeding betalen. Wie minder naar kantoor reist kan een dagvergoeding of werkelijk gemaakte reiskosten ontvangen, maar dat vereist een zorgvuldige registratie van kantoordagen.
Doordat thuiswerken niet alleen noodzakelijk maar ook steeds populairder wordt, krijgen veel personeel- en salarisadministrateurs ook op de langere termijn te maken met deze registratielast. De ontwikkelaars van Nmbrs zijn gelijk aan de slag gegaan om hier een oplossing voor te bieden.
In Nmbrs kantoordagen registreren
Vanaf nu kunnen personeel- en salarisadministrateurs in de Nmbrs-omgeving voor elke werknemer registreren wanneer er op kantoor is gewerkt. Op basis van die invoer berekent Nmbrs voor iedereen de juiste reiskostenvergoeding.
In Nmbrs was het al mogelijk om reiskostenregelingen in te stellen, zoals een reiskostenvergoeding op basis van gereisde kilometers. Nu kan zo’n vergoeding ook berekend worden aan de hand van het aantal kantoordagen.
Snel ontwikkeld
Nadat bekend werd dat de versoepeling omtrent vaste reiskostenvergoedingen zou eindigen, kwam Nmbrs snel in actie. Nmbrs-product owner Bart Lange: ‘We proberen altijd het leven van de administrateurs zo eenvoudig mogelijk te maken. Toen we hoorden dat de versoepeling zou stoppen, en veel administrateurs zich daarom moeten gaan bezighouden met kantoordagen registratie, wilden we daar snel een goede en gemakkelijke oplossing voor bieden. Onze klanten gaven al aan daar behoefte aan te hebben. Ze verwachten dat de registratielast toe zal nemen omdat ook na de lockdown waarschijnlijk veel thuis gewerkt zal worden.’
‘We hebben een week de tijd genomen om alles goed uit te denken. In de twee weken daarna hebben we de tool ontwikkeld. Vanaf vandaag kan iedereen er gebruik van maken.’
