Reiskosten berekenen per maand: zo regel je het slim

Als HR-professional of salarisadministrateur ken je het wel: het berekenen van de maandelijkse reiskosten voor je medewerkers kan een flinke puzzel zijn. Want hoe zorg je ervoor dat je reiskostenregeling eerlijk wordt toegepast, terwijl je ook rekening houdt met parttimers, verschillende standplaatsen en wisselende werktijden? In deze blog leggen we uit hoe je met Nmbrs je reiskostenregeling eenvoudig kunt beheren én automatiseren.

In onze software stel je de reiskosten module in op bedrijfsniveau, waarna het berekenen van de reiskosten op werknemersniveau automatisch zal gebeuren op basis van het aantal kilometer woon-werk. De volgende regelingen zijn mogelijk om in te bouwen.

• Vaste reiskosten op basis van een staffel kilometer vergoeding
• Vaste reiskosten op basis van berekende kilometers
• Vaste reiskosten op basis van de fiscale ruimte

Waarom je reiskostenregeling automatiseren?

Voordat we de mogelijkheden induiken, is het goed om stil te staan bij waarom je je reiskostenregeling zou willen automatiseren. Voor salarisprofessionals kan het nog weleens fijn voelen om de totale controle te hebben over handmatige processen, maar het automatiseren van de reiskosten biedt veel voordelen:

• Bespaar tijd: Geen handmatige berekeningen meer voor elke medewerker
• Consistentie: Dezelfde regels worden voor iedereen toegepast
• Minder fouten: De software berekent automatisch de juiste afstand en vergoeding

Hoe bereken je reiskosten per maand?

Het handmatig invoeren van kilometers is dus absoluut overbodig. Nmbrs berekent automatisch de reisafstand tussen het woonadres van je medewerker en de werklocatie. De software gebruikt hiervoor Google Maps, wat betekent dat je altijd de meest actuele route hebt.

Flexibele berekeningsmethodes

Verschillende organisaties hebben verschillende wensen voor hun reiskostenregeling. Daarom hebben we op veel vlakken flexibiliteit ingebouwd. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende berekeningen van kalenderdagen. Daarvoor kies je tussen berekeningen op basis van het parttime percentage, het gemiddeld aantal werkdagen, of de werkelijke roosterdagen in een jaar. Maar belangrijker nog, de verschillende berekeningsmethodes voor de reiskosten zelf:

• Op basis van berekende kilometers
• Met een kilometervergoeding volgens staffels
• Rekening houdend met fiscale ruimte

Tips voor het instellen van je reiskostenregeling

Om optimaal gebruik te maken van de reiskostenmodule in Nmbrs, hebben we enkele praktische tips:

1. Begin met een duidelijk beleid: Bepaal eerst hoe je reiskostenregeling eruit moet zien voordat je de software gaat inrichten. Denk na over vragen als: welke vergoeding geef je per kilometer? Wil je werken met een drempelbedrag?
2. Controleer de adressen: Zorg dat alle adressen correct zijn ingevoerd. Een kleine typefout kan al leiden tot een verkeerde berekening van de reiskosten.
3. Houd rekening met uitzonderingen: Sommige medewerkers hebben misschien specifieke afspraken. Nmbrs biedt de mogelijkheid om per medewerker af te wijken van de standaard reiskostenregeling.

De voordelen voor je medewerkers

Niet alleen voor HR en salarisadministratie is het automatiseren van de reiskostenregeling een uitkomst. Ook je medewerkers profiteren. Ze zien direct in hun loonstrook wat ze aan reiskosten ontvangen. Daarnaast weten ze dat berekeningen bedrijfsbreed transparant en eerlijk zijn. En tot slot, bij verhuizing worden de reiskosten automatisch aangepast. Alles wat ze daarvoor zelf hoeven te doen, is hun nieuwe adres doorgeven via de Nmbrs ESS app.

Aan de slag met reiskosten in Nmbrs

Het automatisch berekenen van reiskosten per maand hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Nmbrs heb je alle tools in handen om je reiskostenregeling soepel te laten verlopen. Je bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een correcte en consistente verwerking voor al je medewerkers.

Wil je meer weten over hoe je je reiskostenregeling kunt automatiseren in jouw organisatie? Neem dan contact op met Nmbrs voor een online demo van de mogelijkheden.