Succesvol onboarden: de sleutel tot medewerkersbetrokkenheid

De druk op de arbeidsmarkt blijft onverminderd hoog. Toptalent aantrekken is één ding, maar die professionals behouden is minstens zo belangrijk. Een goed onboardingsproces helpt hierbij. In deze blog gaan we daar dieper op in. Want wat is een sterk onboardingsproces? Hoe ziet zo’n proces eruit, wat zijn de voordelen en wat is de impact ervan op de betrokkenheid van je medewerkers? 

Wat is onboarding?

Onboarding is een proces, waarin je nieuwe medewerkers in de organisatie introduceert. Waar het vroeger ophield met een simpele introductie op de werkvloer, is het momenteel een programma om nieuwe medewerkers direct op stoom te brengen. Alles wat nodig is om hen goed aan het werk te laten gaan en ervoor te zorgen dat ze zich thuis voelen in het team en de bedrijfscultuur, komt aan bod. Dit proces begint vaak al voordat de medewerker officieel start; dit noemen we preboarding. 

Preboarding houdt in dat de nieuwe medewerker alvast wordt voorgesteld, de benodigde documenten tekent en enthousiast wordt gemaakt voor de nieuwe baan. Soms wordt er zelfs al een bedrijfsevenement of teambuildingactiviteit georganiseerd, zodat de nieuwe medewerker meteen goed begint. De preboarding eindigt op de eerste werkdag, waarna het echte onboardingsproces begint. Op deze dag maakt de medewerker kennis met het bedrijf, leert de systemen kennen en wordt ingewerkt in de nieuwe functie.

Een sterk onboardingsproces is onmisbaar, aangezien 70% van de medewerkers binnen de eerste maand beslist of de baan bij ze past. 

Belangrijke fasen van onboarding

Een nieuwe medewerker komt helaas niet uit de lucht vallen, zeker niet in de huidige krappe arbeidsmarkt. Voor het stroomlijnen van het wervingsproces biedt de recruitment feature van Nmbrs een efficiënte oplossing voor het werven van nieuw talent. Vervolgens kan het onboardingsproces écht van start gaan. We hebben de beginfase al even genoemd, maar het houdt niet op na de eerste werkdag. Dit zijn de fasen van het onboardingsproces, voor een soepele start in jouw organisatie:

Preboarding

Documenten ondertekenen, voorbereidingen treffen en een welkomstpakket in ontvangst nemen. Deze fase is essentieel in het verwelkomen van de nieuwe professional. 

De eerste werkdag 

Een warm welkom is wel op z’n plaats! Door het team op te trommelen en het talent kennis te laten maken met de nieuwe aanwas, zorg je voor een positieve indruk. Laat een introductie over de bedrijfscultuur niet achterwege en organiseer ook een rondleiding door het kantoor. 

Met het eerste werkdag formulier in Nmbrs levert de nieuwe medewerker gemakkelijk persoonlijke gegevens aan.  Zoals naam, telefoonnummers, mailadressen, adres, BSN, geslacht, geboortedatum, IBAN, kopie identiteitsbewijs en kan worden aangegeven of loonheffingskorting aan of uit moet staan. 

Week één 

De eerste week komt er ontzettend veel op je af, als nieuwe medewerker. De werknemer leert alle ins en outs van de organisatie, dankzij de nodige trainingen en de kennismaking met alle afdelingen. Uiteraard moet er ook wat werk verzet worden, zodat de organisatie ook weet wat voor vlees je in de kuip hebt. 

De eerste maand

De eerste maand is verstreken, en de proefperiode is officieel ten einde. Op het moment dat de proefperiode eindigt, ontvangt HR automatisch een melding via Nmbrs. Vanaf dat moment wordt de medewerker opgenomen in de geautomatiseerde workflows, wat zorgt voor een soepele voortzetting van de ontwikkeling en begeleiding van de medewerker.

Het begin van een succesverhaal

Het onboardingsproces beslaat vaak zo’n 90 dagen en die dagen wegen zwaar, aangezien één op de drie nieuwe medewerkers tegenwoordig de baan binnen die eerste negentig dagen al verlaat. Doorgaande ondersteuning en feedback garanderen een goede onboarding en zetten de toon voor toekomstige prestaties. Misschien vinden zelfs de eerste beoordelingen al plaats, wat zowel voor de medewerker als de organisatie van belang is. De performance management feature van Nmbrs helpt je nieuwe medewerkers sneller te ontwikkelen en blijft gedurende hun hele loopbaan je beste hulp.

Voordelen van een sterk onboardingsproces 

Een effectief onboardingsproces heeft veel voordelen voor zowel nieuwe medewerkers als de organisatie. Laten we eens kijken wat die voordelen zijn:

• Verhoogde medewerkersbetrokkenheid

  Medewerkers die goed zijn ingewerkt voelen zich meer betrokken en verbonden met de organisatie.

• Minder exits

  Een goed onboardingsproces zorgt ervoor dat de kans kleiner is dat nieuwe medewerkers de organisatie vroegtijdig verlaten. Jullie kennen elkaar nu immers door en door.

• Sneller op stoom

  Door de trainingen, introducties en hands-on start, dragen nieuwe professionals sneller bij aan de organisatiedoelstellingen.

• Verbeterde bedrijfscultuur

  De bedrijfscultuur komt in een onboardingsproces goed naar voren, waardoor nieuwe aanwinsten direct kennismaken met de waarden van jouw organisatie.

• Positieve employer branding

  Tevreden medewerkers zijn als ambassadeurs voor jouw organisatie. Ze spreken positief over hun werkgever en trekken automatisch toekomstig talent aan. 

Een ineffectief onboardingsproces kan flink in de papieren lopen. Volgens Gallup kosten niet-betrokken medewerkers wereldwijd voor $8,8 miljard aan verloren productiviteit. 

Hoe zet HR een sterk onboardingsproces op?

Een succesvolle onboarding is essentieel  voor een naadloze integratie van nieuwe medewerkers. We hebben hierboven gezien uit welke fasen dit proces bestaat, maar wat zijn nu de fundamenten van onboarding? Dit zijn onmisbare componenten:

1. Heldere communicatie
Helderheid over de verwachtingen en verantwoordelijkheden is belangrijk vanaf de eerste kennismaking. Dit zorgt voor goed begrip en helpt om misverstanden te voorkomen.

2. Gestructureerde planning
Een duidelijk uitgestippeld plan voor de eerste 90 dagen is een must. De onboardingservaring moet effectief gestroomlijnd zijn, zodat iedereen weet wat er op de planning staat en wie er verantwoordelijk voor is.

3. Begeleiding
Het toewijzen van een mentor aan nieuwe medewerkers is een effectieve strategie om snel ingeburgerd te raken.

4. Training en ontwikkeling
Een persoonlijk ontwikkelplan helpt om de focus op groei te houden. Op die manier blijft de medewerker uitgedaagd én dragen ze op waardevolle wijze bij aan de organisatie.

5. Culturele integratie
Zorg ervoor dat de bedrijfscultuur als een warm bad voelt voor de nieuweling, maar maak het niet mooier dan het is. Dit versterkt de betrokkenheid en bevordert een positieve werkervaring. 

Voor HR is het belangrijk om goed voor te bereiden en waar mogelijk te digitaliseren met de juiste tools, zodat niets een goede onboarding in de weg staat. Nmbrs is gebruiksvriendelijk en integreert eenvoudig met andere interne systemen, wat zorgt voor een vlekkeloze voortgang en de beste data-inzichten. 

De impact van een sterk onboardingsproces op de medewerkersbetrokkenheid 

Een doeltreffend onboardingsproces heeft directe impact op de betrokkenheid van je medewerkers. Door nieuwe medewerkers goed te introduceren en integreren, voelen zij zich gewaardeerd en een echt onderdeel van de organisatie. Hierdoor neemt de betrokkenheid toe en stijgt de motivatie en de productiviteit. Zo’n 84% van de medewerkers ervaart betere prestaties, wanneer zij zich verbonden voelen met hun team, dus waar wacht jij nog op?