Van bonnetjes bewaren naar slim declareren

Worstel je met declaratieprocessen die onnodig veel tijd en energie opslokken? Dan ben je zeker niet alleen. Veel bedrijven hebben te maken met inefficiënte declaratiesystemen die leiden tot frustratie, fouten en gemiste kansen om kosten te besparen. Maar er is goed nieuws: er zijn inmiddels slimme oplossingen die deze problemen kunnen oplossen. Laten we eens kijken naar de grootste uitdagingen en hoe de huidige technologie hierbij kan helpen. 👇

Uitdaging 1

Handmatige processen vergroten de kans op fouten

Een van de grootste struikelblokken in declaratiebeheer is het gebruik van handmatige processen. Medewerkers verliezen kostbare uren aan het invullen van formulieren, het verzamelen van bonnetjes en het wachten op goedkeuringen. Dit zorgt niet alleen voor tijdverlies, maar verhoogt ook de kans op fouten en vertragingen.

De oplossing? Automatisering!🔓 De toekomst van declaratiebeheer ligt in het automatiseren van deze tijdrovende taken. Met de vele declaratie-apps die tegenwoordig beschikbaar zijn, is het eenvoudig om automatisering in je kostenbeheerproces te integreren. Denk aan software waarmee medewerkers eenvoudig bonnetjes scannen met hun smartphone. 📱 Zo worden declaraties sneller en nauwkeuriger verwerkt en blijft er meer tijd over voor belangrijkere taken.

Uitdaging 2

Gemiste besparingen door gebrekkig inzicht

Zonder duidelijk overzicht van je uitgaven is het bijna onmogelijk om je kosten in de hand te houden. Veel bedrijven hebben geen realtime inzicht in hun uitgavenpatronen, waardoor ze kansen missen om te besparen en budgetoverschrijdingen pas te laat opmerken.

Met de juiste tools zie je in één oogopslag waar het geld naartoe gaat. Geen gedoe meer met Excel-sheets of bonnetjes die kwijtraken - gewoon helder inzicht wanneer jij dat wilt. Zo kun je eenvoudig trends analyseren, afwijkingen herkennen en slimme keuzes maken om kosten te optimaliseren.

Uitdaging 3

Complexe goedkeuringsprocessen leiden tot vertragingen en frustratie

Inefficiënte goedkeuringsprocessen zijn vaak een groot knelpunt in het declaratiebeheer. Door deze complexiteit ontstaan er lange wachttijden, wat zorgt voor financiële stress bij medewerkers en minder productiviteit bij goedkeurders. Onduidelijke regels zorgen voor een eindeloze stroom berichtjes: 'Mag ik die lunch declareren? Tot welk bedrag? En waarom werd die van mijn collega wel goedgekeurd?' 🤔 Zulke vragen kosten niet alleen tijd, maar leiden ook tot fouten - zoals die ene factuur die drie keer werd ingediend of dat etentje dat veel te duur bleek.

De declaratie-apps die nu op de markt zijn maken korte metten met dit soort problemen. Ze bieden slimme, flexibele goedkeuringsprocessen die je helemaal kunt aanpassen aan jouw organisatie. Stel bijvoorbeeld zelf in welke mensen bepaalde bedragen mogen goedkeuren, of wijs specifieke declaraties toe aan de juiste goedkeurder. Met handige extra's zoals automatische routering, directe meldingen en mobiele goedkeuring wordt het hele proces een stuk soepeler.📱Terwijl geautomatiseerde controles de werkdruk verlichten, kunnen medewerkers precies zien waar hun declaratie zich in het proces bevindt.

De voordelen voor jouw bedrijf

• Gebruik je tijd efficiënter

  Snellere verwerking zorgt ervoor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Dit leidt tot lagere kosten en een hogere productiviteit in het hele bedrijf.

• Laat je medewerkers nooit meer zonder geld zitten

  Snellere terugbetaling van uitgaven vermindert financiële stress bij medewerkers, wat bijdraagt aan een positievere werkomgeving en meer motivatie.

• Verlies geen euro uit het zicht

  Real-time inzicht in uitgavenstromen stelt de financiële afdeling in staat om nauwkeuriger te budgetteren en sneller in te spelen op afwijkingen.

• Zet expertise in waar dit nodig is

  Goedkeurders kunnen zich concentreren op uitzonderlijke gevallen die echt hun expertise vereisen, wat leidt tot betere besluitvorming en risicobeheer.

• Verlaag het risico op problemen met de wet

  Geautomatiseerde controles en snelle verwerking verkleinen de kans op fouten en zorgen ervoor dat het bedrijfsbeleid en de regelgeving beter worden nageleefd. Dit betekent minder risico op problemen en meer vertrouwen in een soepel en betrouwbaar declaratieproces.

Met de juiste declaratiesoftware verander je een van de meest frustrerende klusjes in een soepel en overzichtelijk proces.

Uitdaging 4

Compliance: een blijvende uitdaging

Als salarisadministrateur ken je het vast: net als je denkt dat alle regels onder de knie hebt, verandert er weer iets. Een nieuwe BTW-regel hier, een aangepaste kilometervergoeding daar. Om gek van te worden.

Slimme tools maken je leven een stuk makkelijker. Geen stress meer over:

• BTW-berekeningen die niet kloppen (het systeem past ze automatisch aan)
• Vergoedingen die over het maximumbedrag gaan (er komt direct een seintje)
• Discussies over wat wel en niet mag (de regels staan helder in het systeem)
• Urenlang zoeken naar bonnetjes bij een audit (met één zoekactie vind je precies wat je nodig hebt)
• Handmatig bijwerken van regels en tarieven (updates gaan automatisch)

Komt de accountant langs? Met een paar klikken zie je of alle uitgekeerde bedragen matchen met de ingediende declaraties. En dat ene bonnetje van dat etentje in maart? Je vindt 't zo terug - op datum, bedrag of medewerker. Geen ordners meer doorploegen of Excel-sheets vergelijken.

Het resultaat? Jij bent in een half uurtje klaar met werk waar je eerst een halve dag mee bezig was. En het mooiste: je weet zeker dat alles klopt voor de belastingdienst.

Uitdaging 5

Integratie met bestaande systemen is vaak een probleem

Systemen die niet met elkaar praten zorgen voor dubbel werk: declaraties handmatig overtypen in je salarispakket, bonnetjes apart uploaden in je boekhouding, en steeds controleren of alle bedragen wel overeenkomen. Vooral bij grotere organisaties met verschillende afdelingen kost dit uren extra werk. Maar als het niet goed gebeurt, kan dit grote gevolgen hebben voor hoe efficiënt en nauwkeurig financiële processen verlopen.

Je herkent het vast: de boekhouding werkt in Exact of Twinfield, HR gebruikt Personio, en de salarisadministratie draait op Nmbrs. Drie verschillende systemen die allemaal op hun eigen manier met declaraties omgaan. Wanneer declaratiesystemen niet goed samenwerken met deze bestaande programma’s, ontstaan er veel problemen. Werknemers moeten dan bijvoorbeeld gegevens handmatig overzetten, wat veel tijd kost en zorgt voor een grotere kans op fouten. Het gevolg? Urenlang gegevens controleren in verschillende systemen. 📊

Een slechte koppeling tussen systemen heeft ook gevolgen voor besluitvorming op managementniveau. Zonder een goed geïntegreerd systeem is het lastig om een volledig en actueel overzicht 🔍 te krijgen van alle uitgaven in het bedrijf. Dit kan leiden tot trage of foutieve financiële rapportages, wat uiteindelijk ook de strategische planning en budgetten beïnvloedt. Bovendien maakt een gebrek aan integratie het moeilijker om organisatiebrede veranderingen door te voeren, omdat updates apart in meerdere systemen moeten worden gedaan.

De oplossing

Medewerkers verdienen gebruiksvriendelijke oplossingen

In een tijd waarin we gewend zijn aan intuïtieve apps in ons dagelijks leven, zit je niet te wachten op verouderde en ingewikkelde declaratie processen. Actuele declaratie-apps, zoals Nmbrs Expense, lossen dit op door een ontwerp dat volledig gericht is op de eindgebruiker. Intuïtieve interfaces maken het indienen van declaraties zo eenvoudig dat medewerkers het zelfs onderweg kunnen doen. 

Een declaratie app, zoals Nmbrs Expense, is ontworpen om het hele proces van declaraties indienen, goedkeuren en verwerken te stroomlijnen. Door deze uitdagingen aan te pakken met zo'n app, bespaar je niet alleen tijd en geld, maar vergroot je ook de controle over je bedrijfsuitgaven en verhoog je de tevredenheid van je medewerkers. 📈

Ontdek vandaag de mogelijkheden van Nmbrs Expense en ervaar zelf hoe eenvoudig en efficiënt modern declaratie management kan zijn. 👇