Het einde van het jaar nadert, en je merkt dat sommige medewerkers nog nauwelijks vakantiedagen hebben opgenomen. Dit is waar het risico van een verlofstuwmeer begint: medewerkers die hun dagen blijven opsparen en niet tijdig opnemen, wat voor HR betekent dat je aan het einde van het jaar met een opeenstapeling van ongebruikte dagen zit. Dit kan zorgen voor planningstress én financiële reserveringen voor het volgende jaar. Maar hoe voorkom je dit als HR-professional?
Wat is een verlofstuwmeer eigenlijk?
Een verlofstuwmeer ontstaat wanneer medewerkers meer vrije dagen opsparen dan ze opmaken. Dit kan gebeuren doordat mensen hun verlof uitstellen, vergeten, of simpelweg niet de kans krijgen om vrij te nemen door drukte op het werk. Voor je het weet, sta je aan het einde van het jaar met een stapel ongebruikte vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen die medewerkers in een jaar hebben opgebouwd, zijn geldig tot 1 juli van het volgende jaar. Dus, de dagen die in 2024 zijn opgebouwd, kunnen nog tot 1 juli 2025 worden opgenomen. Bovenwettelijke dagen, daarentegen, hebben zelfs een geldigheid van 5 jaar. Dit betekent dat bovenwettelijke dagen uit 2024 nog gebruikt kunnen worden tot eind 2029. En dat kan flink wat druk op de HR-afdeling én de planning leggen.
Waarom is een verlofstuwmeer een probleem?
Hoewel het voor medewerkers misschien aantrekkelijk lijkt om vakantiedagen op te sparen, is dit voor de organisatie minder gunstig. Een verlofstuwmeer heeft nadelen zoals:
- Onvoldoende rust: medewerkers nemen onvoldoende rust, wat kan leiden tot stress en verminderde productiviteit.
- Druk op de planning: iedereen wil tegelijk vrij nemen, wat zorgt voor onderbezetting.
- Financiële lasten: het meenemen van veel verlofdagen naar volgend jaar betekent hogere kosten voor de organisatie.
Kortom, het is in ieders belang om dit probleem tijdig aan te pakken. Maar hoe doe je dat op een manier die medewerkers ook prettig vinden?
Praktisch voorbeeld: de vakantie van Sophie
Laten we eens kijken naar Sophie, een marketingmedewerker die het altijd druk heeft. Ze heeft het afgelopen jaar nauwelijks vakantie opgenomen omdat ze zich wilde bewijzen tijdens een groot project. Nu zijn er nog zo'n 20 vakantiedagen over, en Sophie realiseert zich dat ze haar dagen snel moet opmaken. Ze dient last-minute haar verlofaanvraag in, maar HR ziet het probleem: als Sophie nu drie weken weg is, komt de druk op de rest van het team te liggen.
Hoe voorkom je dit soort situaties en help je medewerkers om hun verlofdagen slim te benutten? Hier zijn enkele tips om het verlofstuwmeer op te lossen en te voorkomen.
6 tips om een verlofstuwmeer te voorkomen
- Maak verlof bespreken onderdeel van je routine
Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in drukke periodes vergeten mensen soms verlof op te nemen. Zorg er als HR-professional voor dat je regelmatig het onderwerp aansnijdt tijdens gesprekken. Vraag medewerkers niet alleen naar hun doelen, maar ook of ze nog vakantieplannen hebben. Een simpele vraag als "Wanneer heb je voor het laatst echt rust genomen?" kan helpen om het gesprek op gang te brengen. - Stel een deadline voor verlofaanvragen
Om te voorkomen dat iedereen op het laatste moment vrij wil nemen, kun je een deadline stellen voor het indienen van verlofaanvragen. Zo creëer je overzicht en voorkom je dat het hele team tegelijk afwezig is. - Stimuleer korte vakanties
Niet iedereen hoeft drie weken vrij te nemen om op te laden. Moedig medewerkers aan om ook eens een lang weekend weg te gaan of een paar dagen tussendoor vrij te nemen. Dit helpt om de werkdruk beter te verdelen en houdt de productiviteit op peil. - Communiceer het nut van vakantie nemen
Veel medewerkers denken dat ze de organisatie helpen door hun verlof op te sparen, maar in werkelijkheid kan dit averechts werken. Leg uit dat het nemen van rust belangrijk is voor hun welzijn én de prestaties op de lange termijn. Een goed uitgerust team is nu eenmaal beter bestand tegen de drukte. - Bied flexibiliteit, maar houd controle
Als medewerkers hun verlofdagen willen meenemen naar volgend jaar, zorg dan dat dit onder bepaalde voorwaarden kan. Stel bijvoorbeeld een limiet aan het aantal dagen dat mag worden meegenomen, en moedig aan om de overige dagen op te maken. Zo voorkom je dat er elk jaar weer een verlofstuwmeer ontstaat.
Speelse aanpak:
de "Verlof-thermometer"
Een leuke manier om de voortgang van verlofgebruik zichtbaar te maken, is de "Verlof-thermometer." Dit is een visuele tool die medewerkers laat zien hoeveel verlofdagen ze nog hebben en hoe goed ze hun balans houden. Maak er een klein competitie-element van door te belonen als iemand zijn dagen op tijd gebruikt – bijvoorbeeld met een cadeaubon voor een dagje weg. Zo wordt het opnemen van vakantie niet alleen een verplichting, maar iets waar mensen naar uitkijken!
Voorkom verlofstuwmeren met slimme verlofbeheer in Nmbrs
Met Nmbrs software kun je verlofstuwmeren voorkomen door tijdig inzicht te krijgen in waar de grootste ophopingen aan verlofdagen dreigen te ontstaan. De software biedt een helder overzicht van alle verlofdata, waardoor je precies ziet welke medewerkers nog veel vrije dagen open hebben staan.
Zo kun je op tijd actie ondernemen, medewerkers aanmoedigen om hun dagen op te nemen, en zorg je ervoor dat de werkdruk binnen het team goed verdeeld blijft. Op deze manier blijf je verrassingen voor en houd je de planning soepel, zonder last-minute stress.
