16 maart is het zover: Digital Cleanup Day. In deze blog onthullen we een praktische strategie om je digitale vervuiling te verminderen met vier eenvoudige stappen. Door je bewust te worden van de digitale verspilling die we produceren en door actief stappen te ondernemen om deze te minimaliseren, kunnen we onze digitale omgeving niet alleen efficiënter maken, maar dragen we ook bij aan een positieve impact op het milieu!
In het digitale tijdperk van vandaag stapelen we vaak onbewust bergen digitale 'rommel' op, variërend van gedupliceerde foto's en video's tot verouderde bestanden. Deze ophoping draagt bij aan onze persoonlijke chaos én vergroot ook onze digitale CO2-voetafdruk. Hier komt Digital Cleanup Day om de hoek kijken! Een dag om met zijn allen aan de slag te gaan om ons werkplekje eens flink digitaal op te ruimen en daarbij ook iets goeds te doen voor het milieu.
Waarom digitaal opruimen?
- Verminder de CO2-uitstoot van je dagelijkse werkzaamheden
- Je verlengt de levensduur van je apparaten
- Je versnelt en vereenvoudigt het delen én vinden van informatie
- Je vermindert veiligheidsrisico's bij gegevensopslag
- Je verhoogt de schijf- en server capaciteit, wat helpt kosten te verlagen
Stappenplan
STAP 1: Ruim je personeelsdossiers op
Begin met het opschonen van digitale HR-bestanden, plan een momentje in om iniedergeval de onnodig bewaarde bestanden van 2023/2024 te verwijderen. Sorteer en verwijder dubbele of verouderde documenten, zoals oude CV's, beoordelingsformulieren en verlofaanvragen. Ga door alle digitale personeelsdossiers, en pak de bestanden aan die je niet meer nodig hebt. Archiveer belangrijke documenten zorgvuldig. Je staat versteld van de onverwachte inzichten die je krijgt in je HR-processen en -systemen als je er doorheen gaat. Vaak bewaren we perongeluk informatie terwijl dat wettelijk gezien helemaal niet mag. De GDPR tool van Nmbrs helpt met het automatisch opruimen van bestanden zodra het wettelijke termijn verstrijkt.
STAP 2: Ruim je mailbox op
Stroomlijn je mailbox door oude e-mails te archiveren of te verwijderen en schrijf je uit voor irrelevante mailinglijsten. Beheer lange e-mailconversaties efficiënt door alleen de meest recente berichten te bewaren en de rest te verwijderen. Zet mailboxfilters in om vergelijkbare e-mails samen te voegen, wat het verwerken versnelt. Tip: gebruik zoekfuncties voor gemeenschappelijke namen, adressen en termen om berichten snel te vinden en in bulk te behandelen of te verwijderen.
"Niet alleen vanwege duurzaamheid is het fijn om digitaal op te schonen. Ook vanuit privacy perspectief is het goed om regelmatig na te gaan of je alle opgeslagen data (persoonsgegevens) nog gaat gebruiken voor een duidelijk doel. Heb je oude data waarvan je niet weet of je het ooit nog gaat gebruiken? Gooi het dan weg en voorkom dat teveel aan data een risico wordt op het gebied van privacy, bijvoorbeeld bij een datalek."
- Falko Cats, Compliance officer bij Nmbrs
STAP 3: Organiseer je informatie
Zorg ervoor dat je je informatie netjes houdt door mappen met labels te maken voor je bestanden. Kies namen voor je bestanden die makkelijk te begrijpen zijn en blijf hier consequent in. Maak regelmatig tijd vrij, zoals elke week of maand, om je digitale werkplek op te ruimen. Gooi bestanden weg die je niet meer nodig hebt, maak je mappen netjes, en kijk opnieuw kritisch naar je e-mailabonnementen.
Gebruik jij nog een harde schijf voor al je bestanden? Je kan een enorm verschil maken door je bestanden te bewaren in een cloudopslag. Zo hoeft je niet op elke computer hetzelfde bestand te bewaren.
STAP 4: Ruim de 'snelle content' op
Wanneer we spreken over overbodige bestanden op je computer, komt de Download-map meestal ter sprake. Deze map wordt vaak gevuld met snelle gedownloade content die er eigenlijk niet in thuis horen, dus wees kieskeurig met wat je download. Ruim de map frequent op en streef naar een zo leeg mogelijke Download-map. Verplaats de bestanden die je wél wilt bewaren naar de juiste locatie.
Maak je vaak screenshots om snel te delen met collega's? Deel ze met collega's en verwijder ze direct weer. Nu je toch bezig bent kan je ook meteen de prullenbak van je computer legen. Vaak gebeurt dit al automatisch na een bepaalde tijd, maar je bent nu toch al zó lekker bezig!
Hoe Nmbrs jou helpt efficiënt met data om te gaan
Toen de wereldbekende hit 'Pokerface' van Lady Gaga uit de speakers dreunde terug in 2009, was Nmbrs al bezig met het introduceren van cloudsoftware. Doordat Nmbrs volledig in de cloud functioneert, worden onnodige duplicaties vermeden. Dit maakt het wijzigen, opslaan, en versturen van documenten via e-mail overbodig, waardoor je efficiënter omgaat met je digitale opslagruimte. Hier zijn enkele manieren waarop Nmbrs je helpt efficiënter te werken met cloudsoftware:
-
De medewerker voert zelf een adreswijziging in via de medewerker app. De reiskosten worden direct berekend op de volgende loonstrook, dat scheelt weer mailen!
-
Een medewerker onderhandeld over het salaris en wilt graag een proforma loonstrook. Voer de wijziging in bij de interactieve loonstrook en zie direct welk effect dit heeft op het salaris. Plaats deze in het medewerkersportaal en de medewerker ziet direct de loonstrook zonder te hoeven downloaden.
-
Doordat Nmbrs cloud based software is, bieden we verschillende slimme extra's aan. In samenwerking met derde partijen kunnen wij gespecialiseerde functionaliteiten aanbieden onder onze eigen vlag. Zo hebben we bijvoorbeeld een performance management tool, recruitment tool en kan je veilig betalingen regelen zonder SEPA bestanden.
-
We werken samen met meer dan 150 integratiepartners, waardoor Nmbrs naadloos aansluit op jouw favoriete planning-, HR- of boekhoudsoftware. We zorgen ervoor dat alleen de benodigde data naar ons wordt verzonden, om onnodige opslag van data te voorkomen.
Benieuwd naar alle mogelijkheden en functionaliteiten van Nmbrs die jou helpen efficiënt om te gaan met jouw opslag én werk? Check dan het whitepaper HR automatisering of boek een demo met een van de Nmbrs experts.
