Efficiënter werken met HR workflows

Angelique Bras, salarisadministrateur bij Verstegen accountants en adviseurs, werkt sinds 2019 in Nmbrs met HR workflows. Dit zijn haar ervaringen:

Welke HR workflows heb je voor jullie klanten ingesteld?

“Het verschilt per klant, maar ik heb onder andere workflows ingesteld voor de indiensttreding van medewerkers en het opstellen van de bijbehorende contracten, verwerken van declaraties en verlofaanvragen, ziektemeldingen en verhuizingen.”

Hoe helpen HR workflows je in je werk en hoe zijn jullie klanten daarbij gebaat?

“Het neemt me best veel werk uit handen en bespaart dus tijd. Daarnaast maakt het administraties minder foutgevoelig. Sommige van mijn klanten mailen mij gegevens over medewerkers die ik vervolgens moet overtypen. Dat zijn twee momenten waarop een getal op de verkeerde plek kan komen te staan. De kans op fouten is aanzienlijk kleiner als klanten of hun medewerkers gegevens direct invoeren, waarna die via workflows naar de juiste plekken in de administratie ‘stromen’ en op contracten verschijnen.”

“Daarnaast zorgen HR workflows voor continuïteit van processen. Als een nieuwe medewerker bijvoorbeeld zijn identiteitsbewijs niet uploadt, dan loopt het proces van de indiensttreding vast en zal hij of zij geen salaris ontvangen. Als ik de medewerker daar op moet wijzen, zorgt dat voor vertraging. Met goed ingestelde workflows, geeft het systeem de medewerker een seintje en stroomt de workflow automatisch verder zodra het identiteitsbewijs geüpload is.”

Hoe belangrijk zijn deze baten?

“Efficiëntie, continuïteit en lage foutgevoeligheid zijn van grote waarde voor de klant. Die is namelijk sneller geholpen, is goedkoper uit en is zich ervan verzekerd dat zijn medewerkers goed worden uitbetaald. Wat medewerkers op hun bankrekening gestort krijgen, is een direct gevolg van hoe ik mijn werk doe. Het is voor hen - en dus ook voor hun werkgever, onze klanten - van het grootste belang dat het salaris klopt en op tijd wordt uitbetaald.”

Jullie namen het ‘Up & Go’-programma af, wat betekent dat jullie extra hulp kregen bij het instellen van Nmbrs en HR workflows. Waarom kozen jullie daar voor?

“In Nmbrs werken voelde voor mij als een verademing. Ik heb al heel wat HR- en salarissoftwarepakketten gebruikt in mijn carrière, Nmbrs werkt het gemakkelijkst en kan heel veel. Het Up & Go-programma helpt ons en onze klanten om het volle potentieel van Nmbrs te benutten.”

“Twee medewerkers van Nmbrs kwamen bij ons langs op kantoor om samen de administraties voor onze klanten in te stellen. Dat hielp enorm. En nu we snappen waar alles staat en weten wat er allemaal mogelijk is in Nmbrs, kunnen we onze klanten beter uitvragen over wat hun wensen zijn en hoe hun workflows eruit zien. Het is zo belangrijk om dát helder te krijgen. Veel van die workflows kunnen we namelijk voor een groot deel automatiseren voor ze.”

Hoe gaat dat gesprek met klanten, wat wil je van ze weten?

“We willen tot in detail hun werkprocessen kennen. Wat gebeurt er precies als jullie een nieuwe medewerker aannemen? Wie is verantwoordelijk voor de invoer in het systeem? En wie doet de goedkeuring? Wat zijn de vervolgstappen? Hoe zien jullie contracten eruit, en in hoeverre zijn die te standaardiseren? Zodra we dat weten, kunnen we de HR workflows in Nmbrs instellen.”

Gebruik je Nmbrs en HR workflows voor al jullie klanten?

“Dat is wel het doel, maar zover zijn we nog niet. We zijn met vier klanten begonnen. De automatisering van hun administraties is bijna voltooid. Zodra alles bij hen goed draait, brengen we HR workflows bij grotere werkgevers onder de aandacht. Bij hen is het personeelsverloop doorgaans hoger, dus zij zijn nog meer gebaat bij het automatiseren en stroomlijnen van processen.”

Hoe zie je de toekomst van jouw werk?

“Ik blijf me bijscholen in (nieuwe) mogelijkheden in HR- en salarissoftware. Dat doe ik omdat ik de voordelen ervan zie voor mijn werk en dus voor onze klanten. Maar ook omdat het mij persoonlijk interesseert: ik vind nieuwe technologie leuk en wil me daar dan altijd gelijk in bekwamen.”

“Door nieuwe technologieën te benutten houden we de foutgevoeligheid laag en de efficiëntie hoog. En nieuwe én bestaande klanten zien dat we meegaan met onze tijd.”