Digitaal personeelsdossier

Het beheren van een online personeelsdossier voor HR en salaris software biedt voordelen zoals verbeterde efficiëntie, gemakkelijke toegang tot informatie, nauwkeurigheid van gegevens, en betere naleving van wet- en regelgeving.

Voor een foutloze administratie is het belangrijk dat de gegevensinvoer op een logische en veilige manier gebeurt. Neem bijvoorbeeld een verhuizing; de medewerker zelf het beste het nieuwe adres in het systeem kunnen invoeren. Een manager kan dit adres checken en de reiskosten opnieuw berekenen voordat deze de mutatie valideert. In dit proces is er geen dubbelinvoer van gegevens, blijft het adres van de medewerker niet ergens op andere plek hangen in iemands mailbox of op een notitieblokje. Zo zorgt het digitale dossier ervoor dat gegevens minimaal worden verwerkt en op die manier zo veilig en accuraat mogelijk zijn.

Een digitaal HR- en salarisdossier moet meestal persoonlijke gegevens, arbeidscontracten, looninformatie, prestatiebeoordelingen, belastinggegevens, trainingsdocumenten en eventuele disciplinaire verslagen bevatten.

Om documenten in de cloud te bewaren verzorgt Nmbrs een streng toegangsbeheer, versleuteling van gegevens, regelmatige audits, wachtwoordbeleid en bewustwordingstraining voor medewerkers om gegevenslekken te voorkomen.

Organisaties moeten de privacywetgeving zoals de AVG naleven door toestemming te verkrijgen voor het verzamelen van gegevens, gegevensbescherming te waarborgen, en processen te implementeren voor het verwijderen van gegevens op verzoek van werknemers.