Halvdigitala lösningar och manuella arbetsprocesser är idag något som många löneadministratörer måste handskas med. Digitala programvaror där information lagras, men manuella kontroller innan lönekörning och utskrivna lönespecifikationer. Inte så effektivt, eller hur? Vi har goda nyheter: Det finns ett bättre sätt!
Molnet ger löneadministratörer och deras kunder möjligheten att arbeta i samma miljö - i realtid. Nmbrs molnbaserade programvara har funnits på marknaden sedan 2009, men med nya produktuppdateringar varje vecka kan det ibland vara svårt att hänga med i utvecklingen. Därför presenterar vi här fem smarta tips som hjälper löneadministratörer och företag att få ut så mycket som möjligt av molnbaserade programvaror.
Vikten av digitalisering
Om coronapandemin har lärt oss något, så är det hur viktigt det är med väl fungerande löneprogram och löneprocesser. De måste kunna hantera snabba och oväntade förändringar. Från sjukskrivningar till hemarbete och mer flexibel arbetskraft.
Sverige har länge legat i framkant vad gäller digitalisering, men enligt undersökningen Skills Revolution 2.0 av Experis digitaliserar och automatiserar svenska företag sin verksamhet långsammare än jämförbara länder. Fortsätter trenden i samma riktning kommer vi att halka efter i den globala utvecklingen, vilket i längden kommer att resultera i att vi har svårt att konkurrera med utländska företag - i en värld som blir allt mer sammanlänkad.
Detta gäller även i största grad för löneadministratörer, eftersom digitaliserade och automatiserade lösningar ger mer tid över för andra viktigare uppgifter. För att satsa på digital omställning är molnbaserade programvaror ett måste inom lönehanteringen. Men hur använder du dessa verktyg på bästa sätt?
1. Arbeta i molnet
Det kan låta banalt och onödigt. Naturligtvis är du sedan länge van vid molnet med all dess innovation, tillgänglighet och enkelhet. Ändå, paradoxalt nog, använder många fortfarande molnet som om det var lokal mjukvara. Ett exempel - hos Nmbrs märker vi att många användare fortfarande laddar ner sina specifikationer, sparar dem för att sedan skriva ut eller e-posta dem till de anställda. Detta är egentligen inte nödvändigt. I Nmbrs kan du sköta all hantering av lönespecifikationer direkt i verktyget. Du kan ge de anställda egna inloggningsuppgifter, vilket gör att du slipper allt printande och mailande. Genom att införa fullständigt molnbaserade arbetsprocesser accelererar du din verksamhets digitalisering.
2. Anslut
Ditt planeringsverktyg, din löneprogramvara, ditt bokföringsprogram: alla dessa program talar samma språk. Tveka inte att integrera dem, det är oftast enklare än du tror. De flesta mjukvaruleverantörer har idag logiska och tydliga stöd för att fungera tillsammans.
Integrering av programvarupaket är det tveklöst bästa alternativet för att se till att din data är säker. Det sparar både tid och arbete. Du behöver inte längre göra saker två gånger och du minskar risken avsevärt för att göra fel.
3. Låt verktyget växa med företaget
Dina behov växer med tiden. Har ditt företag fördubblats i storlek men har du inte anpassat dina arbetsrutiner därefter? Antagligen har dina programvaror massor av knep och funktioner i sig för att förbättra dina rutiner och processer.
Håll dig informerad om tjänster och funktioner som passar just din organisation. Troligen organiserar din programvaruutvecklare webbinarier i form av utbildningar eller frågestunder för dessa ändamål. På så sätt kan ditt lönesystem båda växa med ditt företag och den digitala utvecklingen.
4. Att dela är att bry sig
Skickar eller tar du emot Excel-filer via e-post? Läser du viktiga dokument, till exempel din lönespecifikation eller anställningsavtal i utskrivet format på papper eller som pdf? Behövs inte mer!
Alla dessa dokument är tillgängliga i molnet, när användare ges åtkomst till dessa, det vill säga. Därför tar de flesta mjukvaruleverantörer inte betalt för att lägga till ytterligare användare i systemet. De både vill och eftersträvar att deras kunder arbetar säkert, bekvämt och effektivt i molnet.
5. Gilla och prenumerera
Mycket kan göras med programvaror i molnet: Färre administrativa uppgifter, få nya insikter, ökad användarvänlighet. Utvecklingen av programvaror går framåt i en rasande takt och nya funktioner utvecklas varje dag.
Med rätt teknik kan du arbeta mer effektivt, säkert och bekvämt. Tidigare har denna uppgift främst legat hos IT, men nu blir det allt viktigare att även löneadministratörer fördjupar sina kunskaper om programvaror, eftersom anpassningen av arbetsrutiner kräver kunskap på fler nivåer inom organisationen. Registrera dig för nyhetsbrev, delta i utbildningar och håll dig informerad. Det kommer du att tjäna på i längden.
Nyfiken på mer? Du kan alltid boka in en demo med en av våra Nmbrs-experter för att få reda på mer om hur det är att jobba med en molnbaserad lösning för lön och HR, eller ladda ner vår funktionsöversikt som berättar mer om de funktioner som finns i Nmbrs.
