När du väljer ny HR-leverantör: 
5 tips som 
Framtidssäkrar 
företaget

Här är 5 enkla tips på hur du kan se till att företagets medarbetare lyckas. Om företagets affärsidé och dess varumärke är själva grunden, är medarbetarna (de mänskliga resurserna) förutsättningen för goda affärer. Därför gynnar ett bra val av ett gediget HR-system alla - företaget, medarbetarna och även dig som ansvarig.

HR är ofta en underskattad resurs på företaget. I denna text ger vi dig fem tips om hur HR på ett enklare, effektivare och bättre vis kan stärka de anställda. Upptäck hur ni tillsammans kan arbeta mer proaktivt istället för reaktivt och se till att problem inte uppstår, snarare än att ständigt försöka lösa dem. 


1. Effektivisera grunderna
Tips nummer ett är att du hittar ett HR-system som ger dig mer tid att göra rätt saker. Det finns siffror som visar att en HR-avdelning generellt spenderar cirka en tredjedel av tiden på enklare administrativa rutiner. Ett smart och modernt HR-system automatiserar mycket av dessa processer så att du kan spendera din tid bättre: det vill säga mer på att vara en strategisk partner.

Förutom att ett bra HR-system är automatiserat, är det anpassat till ditt företags och dina anställdas behov. Systemet ska också kunna fungera i alla delar, från anställning till avslut. Förutom att detta direkt gynnar företaget, er HR-avdelning och verksamheten, så känner medarbetarna att ni tar hand om dem – under hela anställningsresan. Det är både god omsorg och en förutsättning för företagets employer branding när ni gör era anställda till stolta ambassadörer för varumärket. Mer om det längre ner i denna text.

2. Integrera enklare
Ditt HR-system ska fungera tillsammans med alla andra system. Det kan låta självklart, men är inte alltid så. Det ska vara enkelt att integrera med dina tillhörande program och det är därför extra viktigt att din leverantör är öppen för kommunikation kring integrationsbyggen. Att din leverantör också erbjuder ett öppet API är ett stort plus. Detta innebär att systemet är öppet för andra systemleverantörer att integrera med. Allt för att få en friktionsfri vardag idag och att det ska fortsätta att vara friktionsfritt senare. Därför ska du också välja ett system som växer med dig. Ett flexibelt system som det går att ändra på rutiner i, som inte kräver att ni alltid gör på ett enda vis. Och allt ska gå att göra från i princip en enda arbetsplats.


3. Involvera dina anställa
Ge dina anställda mer. Längre upp i denna text kunde du läsa om hur ett effektivare och automatiserat HR-system stödjer din employer branding. Detta bland annat eftersom ett bra system fungerar funktionsfritt och proaktivt. Fast varför stanna där?
Ett riktigt bra HR-system ger även dina medarbetare möjlighet till mer interaktion och att kunna påverka sin anställningssituation. Ett sådant system förbättrar den anställdes resa och banar väg för framtiden. Detta är en typ av transparens som finns i vissa moderna HR-system. Oftast de som är integrerade, molnbaserade och automatiserade. De systemen varnar inte bara för eventuella problem, utan stöttar också både medarbetare och HR-ansvariga i möjliga, framsynta lösningar. Se till, när du nu skaffar ett nytt system, att du skaffar ett som även klarar det du ännu inte vet om. Om du dessutom involverar medarbetarna mer är företaget mer proaktivt, på fler händer.

4. Tappa inte kontrollen
Att alltid ha koll kan låta tråkigt för andra, men du vet hur viktigt det är. Att ha koll handlar om att ständigt vara proaktiv och att slippa rycka ut och släcka småbränder. Du måste därför ha ett HR-system som förutom att det fungerar under hela anställningsresan även ger dig koll på avvikelser och sådant som kan bli större problem längre fram. Du behöver ett system som både är anpassat till företagets alla affärer, som ständigt stämmer av medarbetarnas (oavsett anställningsform) status och situation.
Detta ger dig dels mer nöjda anställda (du löser problem för dem i ett tidigt skede), dels möjlighet att känna av hur företaget mår. Så det kan låta tråkigt att aldrig tappa kontrollen, men du vet ju varför det är så viktigt. Att ha kontroll är att veta hur företaget mår!

5. Gör dina administratörer till rådgivare
Att spara tid från onödiga rutiner ger dig och dina medarbetare möjlighet att vara det ni vill vara – goda rådgivare till företaget och dess medarbetare. Därför bör du ha ett och HR-system som kan skräddarsys för er. Från varje medarbetares första kontakt med företaget och över hela anställningen. Ett system som löser allt från anställningskontrakt till utvärdering, från sjukfrånvaro till befordran, från första lön till sista. Du vill ju att varje medarbetare ska känna att HR stödjer dem hela vägen. Det är det som gör en anställd stolt över att vara del av företaget. Därför bör ditt system ge varje användare på HR utrymme för att stödja medarbetarna, snarare än att bara fylla i formulär. Det ska vara så lätt och effektivt att använda systemet att HR kan se medarbetarna som individer och inte som nummer. Ett bra HR-system ger användarna stöd i rollen som rådgivare.

Lite extra att tänka på

Förutom de fem grundtipsen inför inköp av ett nytt HR-system finns lite till du bör tänka på. Det är viktigt att ett nytt system är framtidssäkrat. Det vill säga att det enkelt kan justeras och uppdateras. Dessutom bör systemet vara multifunktionellt. Där många HR-processer slutar tar lönehanteringen vid, vilket gör att HR och lön i samma plattform sparar oerhört mycket tid och skapar en större översikt och kontroll. Ert nya system bör även ha integrerad kommunikation (t ex e-post) och fungera med dina andra kontorsprogram (t ex Microsoft Word). Ett molnbaserat system är idag också mer säkert än ett lokalt system, eftersom det ständigt har backup och att säkerheten kring dessa system är mycket god. Men framför allt: Ett nytt system ska fungera för dig, din HR-avdelning och för företaget. Om det inte är anpassningsbart får du alltid mer jobb med det.

Sammanfattning

När du letar efter ett nytt HR-system bör du alltid ha koll på dina behov. De fem tipsen ger dig detta. Du vill ha ett HR-system som är 1. effektivt och på så vis sparar tid. Systemet ska enkelt kunna 2. integreras och det ska ge dig möjligheten att 3. involvera dina anställda. Slutligen ska ett bra system hjälpa dig att 4. ha kontroll och ge dig förmågan att göra dina 5. administratörer till rådgivare. För ni stödjer en av företagets största framgångsfaktorer – de mänskliga resurserna.

Visma Nmbrs har tio års erfarenhet av molnbaserade HR- och lönesystem. Att använda Nmbrs HR- och lönehanteringssystem gör ditt HR- och löneuppdrag enklare, lättare och effektivare. Du kan välja mellan en rad olika moderna funktioner, som gör att du kan stödja era medarbetare under hela deras anställningsresa. Samtidigt ger systemet dig en överblick som gör det lättare att arbeta proaktivt. Bra för företaget, bra för medarbetarna och bra för dig. 

Läs mer i vårt Whitepaper "Effektiviserad HR med Nmbrs". Varmt välkommen att även boka en personlig demo av Nmbrs nedan ihop med en Nmbrs-expert om du är nyfiken på att veta mer om Nmbrs.