Varför är det så knepigt med innovation i lönesystemsbranschen, vad innebär GDPR för oss i lönebranschen och vad letar man efter i framtidens lönekonsult? Följ med på en djupdykning in i löne- och redovisningsbranschen med Accountors egen VD Magnus Högvall och hitta nya infallsvinklar för dina kommande, affärsstrategiska val!
Redovisnings- och lönebranschen är ju som vi vet en komplex och brokig bransch, men ack så spännande. Med pandemin som bakgrund för den allt snabbare digitaliseringen av vårt dagliga arbete såväl som privatliv kommer vi in på varför just innovations- och utvecklingsarbetet fortfarande går så långsamt för många svenska lönesystemsleverantörer när vi tar en digital kopp kaffe med Accountor Sveriges egen CEO Magnus Högvall.
“De flesta lönesystem som finns i Sverige har väldigt gammal kod. Om man utvecklar en programvara så måste man ju dels rätta buggar, utveckla features och uppdatera ditt ramverk som du jobbar inom, så det är tre grejer som upptar din tid oavsett vad du gör. Men på lön tillkommer en fjärde komponent: alla business rules, lagar, kollektivavtal och så vidare. Många kända system är därför fast i den här fällan och kan inte lägga så mycket krut på features och att modernisera eftersom de är tvungna att rätta buggarna och uppdatera regelverket som programvaran jobbar med. Detta innebär att de flesta lönesystemen i Sverige är något omoderna och föråldrade, tyvärr.”
Magnus menar på att det nästan är så att man har försatt sig i en kodskuld när man som aktör implementerat ett kollektivavtal. Du kan helt enkelt inte bara låta det ligga till nästa år: då blir lönerna fel. Därför tillkommer ett massivt arbete med varje kollektivavtal som du väljer att implementera. Detta gör att du som leverantör måste avväga vad som är viktigast för din branschinriktning: Ett system som kan stötta marknadens många unika behov vad det gäller kollektivavtal och regelverk, eller ett system som stöttar innovation och utveckling, men med något färre kollektivavtal.
Det här valet är inte alltid det enklaste, men det förklarar till exempel varför många större leverantörer har mer rigida system. Mycket tid behöver läggas på att uppdatera regelverken som programvaran jobbar mot så att du som kund fortsättningsvis kan skapa en trygg och korrekt leverans. Om du däremot har flera kunder som du inte behöver sätta upp mot ett kollektivavtal, eller kanske bara jobbar mot en handfull av dem, så finns möjligheten att utforska yngre system på marknaden som har kunnat applicera ett större fokus på användarvänlighet.
Därför använder sig Accountor som en av Nordens största servicebyråer för redovisning och lön flera olika plattformar, men där Visma Nmbrs HR- och lönehanteringssystem fyller några av de innovativa och moderna önskemålen kring lönehantering.
Framtidens lönekonsult
Oavsett hur pass mycket i framkant du ligger med modernisering som systemleverantör inom lön och redovisning så är det naturligt att yrkesrollerna skiftar i takt med marknadens föränderliga behov - kodskuld eller inte. På Accountor ligger man redan steget före med att framtidssäkra sina processer med robotisering och automatisering, men man håller även samtidigt ett skarpt öga på hur branschen förändras för lönekonsulterna.
“Lönehanteringen har traditionellt sett varit en lönekonsult som sitter och kämpar och gör det mesta, men mer och mer kommer detta att effektiviseras och mer och mer kommer kunderna att vara delaktiga. Man kommer att ha självservicelösningar och sätta upp kunderna mer automatiskt”, förklarar Magnus och fortsätter:
“När vi söker lönekonsulter så är det sällan vi söker traditionella konsulter. I och med att vi robotiserar så behöver vi folk som har lite annan profil och förstår sig på robotar. Du behöver såklart inte vara en dataexpert, men du måste kunna acceptera att en robot gör en del av jobbet. Lönekörningen och lönejobbet måste det såklart finnas kompetens inom, men vi behöver ha konsulter som också kan vara med och utveckla kunderna och se vad de behöver och förstå deras affärssituation.”
Magnus menar på att man vill att lönekonsulterna ska agera proaktivt genom att man redan är inne i dialogen med kunderna istället för att rätta när det blir fel. Med en bättre insyn i kundens affärssituation kan man förhindra allt fler problem innan de ens uppstår. Nyckeln till framgång startar dock med pålitliga, effektiva system och innovativa lösningar som kan stötta lönekonsulternas dagliga arbete.
“Tittar vi på några av våra konkurrenter så jobbar de väldigt traditionellt. Vi har robotiserat en del på de äldre systemen. Då blir det mindre fel, så då kan våra konsulter fokusera mer på att ha en framåtriktad dialog med kunderna så att vi kan utveckla affären.”
Vid sidan av goda kundrelationer är det också oerhört viktigt med lönekonsulternas välbefinnande. På Accountor har man valt ut plattformar som främjar ett effektivt och automatiserat arbete samtidigt som man har stärkt sina interna processer.
“Vi har standardiserat mycket av våra processer. Traditionellt har det varit så att varje konsult har kört sin kund efter sitt eget huvud. Men om konsulten slutar, blir sjuk eller föräldraledig så uppstår ett jättehål.”
Ingen ska känna att de behöver åka in och köra lönerna under sin ledighet. Med effektiva system och goda arbetsprocesser innebär det att andra konsulter kan ta över när du till exempel tar ut semester. Detta skapar en jämnare work life balance för lönekonsulterna på Accountor, men även kunderna gläds åt en jämnare och tryggare leverans. Med standardiseringen av processerna med Nmbrs och andra plattformar på Accountor håller leveransen därmed en högre kvalitet. Accountor har också sett hur effektiviteten har ökat genom detta arbetssätt och hur man kan köra allt fler löner per konsult.
Informationssäkerhet: En het fråga
De automatiserade lönehanteringsplattformarna som Accountor satt i bruk hjälper både till att avlasta lönekonsultens administrativa arbete för att på så vis frigöra mer tid, men med allt större och snabbare hantering av data uppstår också nya frågetecken. Informationssäkerhet är viktigare än någonsin i vårt vida, digitala landskap. Sedan introduktionen av Dataskyddsförordningen (GDPR) 2018 har vi i samhället kunnat stärka våra rättigheter och tagit mer kontroll över hur våra personuppgifter används, men det kommer bara att bli mer noggrannare kring informationssäkerhet. För löne- och redovisningsleverantörer blir det extra viktigt att justera tjänsterna för att förenkla en trygg bearbetning av data. Visma Nmbrs hundraprocentiga molntjänst hanterar all data i enlighet med GDPR, vilket är viktigt för att kunna skapa goda samarbeten med seriösa aktörer som Accountor.
“Informationssäkerhet är oerhört viktigt för oss på Accountor, och också någonting som jag skulle vilja slå ett slag för att Visma Nmbrs tittar mycket på.”
En estetiskt tilltalande och modern plattform attraherar kunder
Förutom den heta frågan om informationssäkerhet lyfter Accountor också fram hur viktigt det är med en användarvänlig produkt som känns ny och i enlighet med de förväntningar vi har på ett enkelt och effektivt gränssnitt i dagens moderna samhälle, speciellt när många användare finns på fickan.
“Jag tror mer och mer att det är viktigt att mottagaren av lön själv kan administrera sin information i appen, som bankkonto, adress och vad det nu än kan vara. Också att du kan rapportera dina avvikelser som semester och sjukskrivning och liknande på ett enkelt sätt. Det ska vara intuitivt och lätt. Det finns många företag som inte förstår sig på hur användarna ska interagera med deras lösning på ett intuitivt sätt.”
Det är en stor utmaning att utveckla en modern och snygg produkt, samtidigt som man måste hålla sig välinformerad, uppdaterad och korrekt inom lönebranschen. För Visma Nmbrs är innovation och användarvänlighet två oerhört viktiga grundpelare, något som Accountor har noterat med tillämpningen av Nmbrs i sina lönehanteringsprocesser.
“Användarupplevelsen är jätteviktig. Nyttjar man Nmbrs får man en modern och snygg plattform. Det som kommer in på Nmbrs är fräsch kod. Det är relativt nytt det mesta, och då blir det också snyggt och modernt. Jag tror att om vi ska attrahera kunder och medarbetare så ska vi ha moderna system.”
Väx med förtroendeaffären
Accountor är inte vilken byrå som helst, påvisat av deras moderna fokus på en effektiv och trygg leverans samtidigt som man lägger mycket fokus på interna processer som förbättrar de anställdas arbete och välbefinnande. På Accountor har man inte bara förstått, utan man arbetar också aktivt med löne- och redovisningsbranschens nyckelfaktor för ett lyckat samarbete: Förtroende.
“Det här är ju en förtroendeaffär, lön och redovisning. En trust business. Precis som med en tandläkare så byter du heller inte gärna lönekonsult. Vi förvaltar förtroende och vi måste få tid att förvalta det på ett bra sätt och det gör vi genom att ha en bra dialog med kunderna.”
Inför framtiden pratar Accountor om att harmonisera sina plattformar och jobba med en stadig tillväxt, stöttad av effektivisering både via interna strategier såväl som via systemleverantörerna. Denna utvecklingsresa är något som vi på Visma Nmbrs är oerhört glada över att få följa med på när vi ser till de bakomliggande drivkrafter som för verksamheten framåt och hur ett personligt samarbete står i centrum.
“Att effektivisera för att frigöra tid och få bättre och mer kundkontakt är det viktigaste för att kundupplevelsen av oss som leverantör och partner ska bli bättre”
Är du nyfiken på att veta mer om samarbetet mellan Accountor och Visma Nmbrs?
Ladda ner vårt kundcase nedan!
