Det kan kännas som en stor utmaning att byta lönesystem, men det finns många fördelar som kommer att göra mödan värd besväret. Mindre manuellt arbete, färre fel och snabbare processer med mer användarvänlig mjukvara, för att nämna några exempel. Det viktigaste är att du är förberedd på att vinsten finns på andra sidan. Vi satte oss ner med en av våra kunder, Eric de Basso, ägare för EdB Redovisning, som redan har bytt till Nmbrs för att få en bättre förståelse för hur ett systembyte upplevs för dig som företag.
Många upplever att ett systembyte är för tidskrävande här och nu. Men enligt Eric är vinsten med ett byte till ett digitaliserat och automatiserat lönesystem enorm i vår samtid. Eric har som mål att bli Sveriges mest digitaliserade byrå. Så med rätt entreprenörsanda och en bra systemmatch är det kanske inte så konstigt att lönerna som tidigare kunde ta en vecka att göra nu endast tar en dag med Nmbrs. Han förklarar: “Förberedelserna och bytet tar såklart alltid lite tid, men jämför man arbetet man lägger ner på att byta lönesystem med tidsvinsten på andra sidan så är vinsten enorm.” Han tillägger: “Jag har inte samma effektivitetsproblem idag som jag hade tidigare.”
Stöd och resurser under systembytet
Under ett systembyte till Nmbrs får du med vårt program "Up & Go" fullt stöd av en implementeringsspecialist för att flytten ska gå så smidigt som möjligt. Din specialist implementerar allt det tekniska, sätter upp programvaran enligt dina önskemål och utbildar dig i systemet. På så vis slipper du det tunga arbetslasset och kan återgå till ditt arbete så snabbt som möjligt. Eric berättar entusiastiskt: “Stödet som jag fick från Nmbrs var fantastiskt. Liksom det totala stödet med att flytta alla anställda. Min personliga implementeringsspecialist gjorde ett kanonjobb!”
Reaktioner och motstånd
Oavsett om man ser till de som kommer att arbeta i systemet eller själva användarna så kan det uppstå ett vanligt orosmoln om hur systembytet kommer att tas emot. Enligt Eric finns det vissa trix att ta till för att ta hänsyn till alla inblandade och skapa en smidig övergång. “Det går att styra de som ska nyttja systemet mot den önskade reaktionen” säger Eric. "Det handlar om hur involverade de är i systembytet. Ju mer involverade de är, desto bättre förståelse har de. Utan förståelse tycker de bara att det är jobbigt. Se därför till att du planerar ordentligt innan”, förklarar han.
Att utföra ett systembyte vid sidan av alla pågående dagliga uppgifter
En annan punkt som är viktig att ta upp enligt Eric är timing. “Det är viktigt att välja rätt moment för att byta system”, förklarar Eric och fortsätter: “Välj en lugn period när ni inte har några stora pågående projekt och då lönehantering och årsredovisningar är avklarade.” Precis före eller efter sommaren brukar vara bra perioder för dig som företag och precis efter sommaren för dig som redovisningsbyrå, men resten av året går självklart också bra. Det beror på vilka månader som är lugnast på ditt företag och det är därför viktigt att utvärdera detta. Enligt Eric är det viktigaste att du inte stressar dig igenom bytet. Det lönar sig att kliva på i lugn och ro så att du kan förbereda dig ordentligt och lägga upp ett väl genomtänkt körschema.
Fler tips för ett smidigare systembyte
“Det första steget är att bestämma sig för att bli digital och att sedan ställa in sig mentalt på veckan av systembytet", svarar Eric på frågan om de viktigaste tipsen till de som funderar på ett systembyte. Han fortsätter: “Mitt andra tips är att förbereda alla anställda så att de vet vad som ska hända och på så sätt även kan hjälpa till under bytet”. Slutligen tipsar Eric även om att inte vara rädd för att be om hjälp från supporten. När du är i en uppstartsfas är det viktigt att nyttja samtliga resurser, även om du får fullt stöd att implementera din nya löneprogramvara. Ring hellre en gång för mycket än för lite, så att inga frågetecken kvarstår.
Vill du läsa mer om Erics tips för ett smidigt systembyte och vill du veta mer om hur enkelt det kan vara att byta lönesystem? Ladda ner vår e-bok "Byta lönesystem: Enklare än vad du tror" nedan.
