Ibland måste man ta sig i kragen och bara våga, även om hur:et får växa fram längst vägens gång. Det skulle i alla fall entreprenören Lennart Hideblad rekommendera inför lönebranschens pågående utveckling. Digitaliseringen och automatiseringen är här för att stanna, frågan är bara hur fort denna förändring kommer att ersätta gamla vanor och arbetssätt. Men hur kan man gå tillväga i sin byrå, och hur gör alla andra? Dyk in i resan med Balance Economy och läs mer hur de blev oslagbart effektiva & framtidssäkrade med sin egen, unika lösning integrerad med Nmbrs.
Lennart Hideblad, VD och affärscoach på byrån Balance Economy, har alltid legat i framkant med ett intresse för innovation kring effektivitet. Det var också genom detta förenade fokus kring automatisering och digitalisering som Visma Nmbrs och Balance Economy först blev bekanta med varandra under Ekonomi och Företagsmässan 2018.
“När Björn började visa så kommer jag ihåg att jag sa efter en stund: Men du, när börjar jag jobba i det här programmet?”, förklarar Lennart Hideblad om sin första produktdemo av Nmbrs tillsammans med Visma Nmbrs egen Country Manager Björn Bylund.
Det var dock inte bara nätverkande som låg i fokus för besöket på Ekonomi och Företagsmässan. Lennart var på jakt på rätt lönesystemspartner för att integrera med Balance Economys egenutvecklade försystem, väl uttänkt för att lösa många små problem som dagens lönekonsulter stöter på i sitt dagliga arbete. Det låg därmed även ett stort fokus på effektivisering och automatisering, vilket gjorde att det förutom ett öppet API krävdes även att det i det framtida partnersystemet skulle finnas ett innovativt tänk kring arbetsflöden och effektivitet. Lennart minns att detta snabbt blev tydligt efter att Visma Nmbrs country manager hade demonstrerat en automatiserad lönekörning i Nmbrs under mässan.
“Jag frågade Björn: Ska jag göra något mer i systemet, eller? 'Det är inte nödvändigt', sa han - och där är vi idag.”
En blomstrande slutprodukt är inte alltid en dans på rosor
Även om Balance Economys integrerade samarbete med Nmbrs idag får lönsamheten att fullkomligt blomstra så var det från början ingen dans på rosor. Precis som att flytta till en ny bostad så är det heller nästan aldrig smärtfritt att implementera ett nytt system och hålla sig stadig under den första inlärningskurvan.
För Balance Economy blev utmaningen dessutom något större då de plötsligt stod utan den tänkta personalen som skulle ha hand om lönehanteringen och den nya systemflytten. På så vis fick Lennarts fru Karin hoppa in och ta rodret. För att också skicka in lite extra häftig vind i seglen så hade den nya företagsstrategin också rullats ut i början av 2020, ett år som vi vet tog hela världen med storm.
“Vi sa direkt att vi klarar inte det här utan att få en personlig support.”
Lösningen fick bli en personlig kontakt med Visma Nmbrs produktspecialist Carissa Carlsson under implementeringen, en insats som visade sig bli lönsam för båda parter.
“Vi fick en väldigt bra hjälp att ta oss igenom med Carissa. När man kommer igång med systemet så är det väldigt effektivt. Country Manager Björn har också varit väldigt behjälplig och när vi ringt och något inte har funkat. Vi har fått kanonfin hjälp, alltså."
Oslagbart effektiva arbetsflöden med Visma Nmbrs och Business Flow Scandinavia
Utmaningar till trots som covid, personalombyte och integrationsbygge styrde sig Balance Economy bestämt tillsammans igenom samtliga med Visma Nmbrs för att därefter nå huvudmålet med samarbetet: En integration mellan HR- och Lönesystemet Nmbrs och det försystem Lennart Hideblads nya bolag Business Flow Scandinavia utvecklat för att skapa större kontroll och oslagbar effektivitet för lönekonsulter.
En stor utmaning för företagare i dagens digitala universum är samspel mellan olika programvaror för bäst möjliga resultat, något som underlättar under goda partnersamarbeten där det finns ett nyfiket tänk kring innovation och där man möter utmaningarna tillsammans. Det framgångsrika integrationssamarbetet som Visma Nmbrs och Balance Economy kan presentera idag löser just prövningen kring samspel med Visma Nmbrs Löne- och HR-system integrerat med Business Flow Scandinavias nylanserade försystem: Checkpoint.
Med effektiv kommunikation, modern innovation och genomtänkta, automatiserade arbetsflöden blir den digitala redovisningsmiljön via Nmbrs och Business Flow Scandinavia en kraftfull respons på frågan hur man kan jobba bättre ihop som byrå och kund. Bara när vi till exempel ser efter på lönehanteringssidan så lägger VD:n på ett av Balance Economys kundbolag numera endast en timme per månad på lön jämfört med åtta timmar efter att de börjat jobba med Nmbrs.
“Jag pratar väldigt mycket om mina kunders nytta i det här och de säger: Ja, vi fick den här nyttan - det här är ju jättebra!”
När det gäller processer utanför lönehanteringen så sköter Business Flow Scandinavia all kommunikation, sparar meddelanden och styr upp ärendehantering både ut mot kund och byrå så att man enkelt kan se vem som ska avsluta eller leverera. Systemet har helt enkelt löst många olika, små problem som vanligtvis sätter frustrerande käppar i hjulen.
Business Flow Scandinavia ger dig dessutom tillgång till din alldeles egna kundmiljö, som gör att du slipper kastas runt mellan flera olika program, och integrerat med Visma Nmbrs HR- och lönehanteringssystem blir det en stor genomslagskraft effektivitetsmässigt, något som Lennart också redan har märkt på lönesidan efter vårens implementering.
“Det är en enorm tidsbesparing. De enkla lönerna rör vi inte: de går rätt igenom.”
Framtidssäkrad redovisning med automatisering
Expertfokuset ligger nu på effektivisering för Balance Economy efter den färdigbyggda integrationen, något mindre bolag behöver jobba alltmer mot för att kunna konkurrera på marknaden enligt Lennart. Svaret på effektivisering för dem är en kombination av specialister på plats och automatisering i systemen för att hänga med i branschens stora, digitala förändring. Man hoppas också att kunna stötta branschen genom att vända sig till enmansbyråer som inte har kapacitet att bygga egna, digitala lösningar och kan på så vis snabbt hamna på efterkälken. På bokföringssidan har Lennart noterat att det kommer allt fler helautomatiserade lösningar, och när vi tittar framåt med hans entreprenörsögon ser han att detsamma komma för lönehantering.
“Det kommer naturligtvis att bli likadant på lön; det är därför att det är viktigt att jobba med ett löneprogram som har automatiserat och som jobbar åt det hållet. Har man fel partner då är man torsk.”
Det är ingen som vet hur fort det här kommer att gå, men på Balance Economy har man alltid legat i framkant med systeminnovation. De började redan med webbaserat för tio år sedan och för två och ett halvt år sedan körde deras kunder helt digitalt. Automatiseringen blev därefter ett logiskt steg och på den vägen har det fortsatt, vilket gör att de idag kör framtidssäkrad redovisning och lönehantering.
Lennart har testat andra leverantörer för lön, men berättar att dessa inte har dugit när det har kommit till automatisering. Automatiseringen för vissa enklare löner har varit hanterbara i enklare program, men så fort något ändras och det blir lite mer komplext så fallerar arbetsflödena. Där har Visma Nmbrs HR- och lönesystem gjort en stor skillnad.
Lennart har också märkt utmaningar med andra aktörer i branschen när det kommer till relationsbyggande. Det är lätt att fokus kan hamna på försäljningssiffror istället för ett gott samarbete mellan kund och leverantör. För att undvika detta i dagens digitala landskap blir företagskulturer där fokus ligger på partnersamarbete och personlig kontakt en nyckelfaktor för lönsamhet.
“Kan man jobba på den kulturen när ett bolag växer så tror jag att man vinner väldigt mycket. Ju mer digitalt det blir desto viktigare blir kvaliteten på den personliga kontakten, även om den till och med är på skärm. Det tycker jag att ni har gjort på Visma Nmbrs.”
HR och Lön i en plattform för större konkurrenskraft och lönsamhet
Med oslagbart effektiva verktyg för samtliga processer kring lönehantering med Nmbrs och Business Flow Scandinavia på plats hade man kunnat tro att Balance Economy hade nöjt sig där, men nu är man istället redo att ta sig an marknaden med nya tag.
“HR hänger ju ihop med att vi ska kunna ta de större kunderna, att vi ska kunna avlasta hela biten med personal”, menar Lennart.
“Jag hoppas att vi blir ett bra alternativ till små som stora bolag att sköta hela personalsidan och att vi har expertisen som kan reglerna, som kan systemen och som kan leverera en komplett tjänst som kan avlasta företagen helt från det där.”
En anledning till det växande intresset för HR-processer inom innovativa företag som Balance Economy har kommit ur att man har kunnat se hur större företag som hanterar sin HR själva bli alltmer överbelastade. Huruvida man kommer in på den marknaden blir förmodligen genom lönefrågan. Även om man har någon som är anställd som ekonomichef kan det finnas stora utmaningar kring lönehanteringen i sig som är ett komplext område, vilket Lennart ser som en bra möjlighet till att kunna hjälpa fler företag att bli mer lönsamma utan att konkurrera med experterna på plats:
“Jag tror att många företagsledare skulle tycka det var skönt om någon bara tog lön. De här personerna som är på plats fyller ju andra administrativa syften, så man vill fortfarande ha kvar dem.”
I en digital värld är det viktigt att kunna erbjuda allt fler helhetslösningar, vilken är en av anledningarna till att Visma Nmbrs erbjuder en HR- och löneprodukt. Automatiseringsfrågan betyder också alltmer effektiv HR- och lönehantering, vilket gör att lönekonsultens roll kommer att transformeras drastiskt över de kommande åren med större bortfall av administrativt arbete. Med kvalitetssäkrad lön i grunden kommer lönekonsulternas sylvassa kompetens uppmärksammas, vilket öppnar upp för mer behov av vägledande expertis.
Framöver kommer det dessutom att ställas ännu högre krav på snabbare informationshantering, vilket gör att samarbetet mellan HR, ekonomi, IT och lön blir högst relevant. Därmed kommer byråerna inte heller att stå utanför dessa processer, vilket kräver ny kunskap att utvecklas. När vi hör med Lennart var framtiden ligger för Balance Economy överensstämmer deras strategi med denna framtidsprognos.
“För vår del ligger rådgivningen där. Det är därför jag vill gärna titta på HR och lyssna på Visma Nmbrs så att man jobbar fram ett bra koncept. Det känns också viktigt att sprida det i det nya community som vi tänker skapa här nu genom vårt nya bolag Business Flow Scandinavia.”
En blomstrande framtid
Nu sedan våren 2021 har Nmbrs och Balance Economy med glädje kunnat se frukterna av integrationssamarbetet mellan Nmbrs och Business Flow Scandinavia. Nu när vårt samarbete fortsätter in i framtiden kunde man tänka sig att tankarna skulle luta sig mot en snabb tillväxt i och med den oslagbara effektiviteten redovisningsbyrån har att erbjuda, men där lämnar entreprenören Lennart oss återigen med några unika visdomsord:
“I en värld där många vill växa så att det knakar så vill jag blomstra! Blomstrar det för det här företaget så kan det blomstra för de som är kunder i bolaget. På så vis sprider man den kulturen, för kultur är det viktigaste i bolag. Det är det jag menar också finns på Visma Nmbrs: en kultur av den här personliga närvaron.”
Visma Nmbrs har tio års erfarenhet av molnbaserade HR- och lönesystem. Att använda Nmbrs HR- och lönehanteringssystem gör ditt HR- och löneuppdrag enklare, lättare och effektivare. Du kan välja mellan en rad olika moderna funktioner med digitalt automatiserings- och effektiviseringsfokus i molnet. Bra för företaget, bra för kunderna och bra för dig!
Undrar du hur Nmbrs skulle funka med din verksamhet, eller är du nyfiken på specifika funktioner i vårt HR- och lönesystem? Boka in en digital kopp kaffe med en av våra Nmbrs-experter och berätta mer om vad din verksamhet är ute efter!
