Du skulle kunna vara en HR-hjälte - fast inte om du har fastnat i administrationsfällan. Med ett välfungerande automatiserat HR-system kan du göra ett effektivare och enklare jobb och förbättra företagets hälsa. För visst ska det vara lätt att göra rätt för HR?

Ny teknik inom HR kan hjälpa dig att förbättra företagsprocesserna och då kan du i stället kan ge mer uppmärksamhet åt strategier. De senare åren har redan mycket hänt inom HR. Många verksamheter och företag har redan till viss del digitaliserat HR och lyckats börja med att länka ihop till exempel HR- och löneprocesser. Nu ser vi alla en ökad takt i digitaliseringen, framför allt vad det gäller automatisering.

Att förbättra HR genom att automatisera handlar om att förenkla det som äter för mycket av din dyrbara tid. I denna text går vi igenom vad dessa förenklingar och förbättringar innebär. Så att HR, företaget och alla medarbetare ska få en enklare resa tillsammans!

Automatiseringens fördelar
För att vilja automatisera är det viktigt att du dels har stor kännedom om de egna processerna och dels förstår vilka fördelar som automatiseringen ger. Här är några av fördelarna för dig inom HR och för dina medarbetare och chefer: 

✔️Enkelt att tillämpa anpassade arbetsuppgifter och processer.
✔️ Lätt att se utvecklingen inom olika arbetsflöden och processer.
✔️ Information stoppas enkelt in i systemen vilket gör att kontroller kan genomföras snabbt och effektivt.
✔️ Chefer kan med ett enda klick se medarbetarnas tillgänglighet, med mera.
✔️ Ansvariga har enkel tillgång till medarbetarens översiktliga information och kan enkelt se se om det finns en pågående process med kommande åtgärder att ta itu med, eller om något är blockerat. 
✔️ Snabbare och bättre beslutsfattande med lättillgänglig information ur HR-systemet.
✔️ Bättre kontroll med en överblick av HR-processerna och de integrerade applikationerna. 
✔️Tidsbesparing på ren administration.

Automatiseringens 3 steg

HR-automatisering sker i tre delsteg. Många verksamheter har redan helt eller delvis genomfört de två första stegen. Det är dock det tredje steget som kommer att bli extra viktigt de kommande åren. Just det steget kan nämligen ge företaget en signifikant effektivitetsförbättring och de på HR kan därmed lägga ner mer tid på företagsstrategier och mänskliga resurser.

1. Digitalisering av standardprocesser.
2. Koppla system till varandra.
3. Automatisera interna HR-processer.

Till det tredje steget behöver du ett system med funktioner som stöttar processerna kring automatisering, samt inkluderar de två första punkterna. På Visma Nmbrs har vi utvecklat flertal funktioner som stöttar steg tre

HR-Workflows
En automatisering av HR-arbetet kräver god insikt i hur dina arbetsprocesser fungerar, bland annat om hur och vad den egna organisationen gör. Många HR-processer är till exempel bundna till olika dokument. Vid automatisering kan många av dessa dokument länkas till de olika processerna och flödena. Dessutom gör automatisering att arbetet med inhämtning, behandling, utvärdering och godkännande av HR-dokument blir enklare och snabbare. Allt detta kan ofta göras via Nmbrs HR-workflows. Dessa arbetsflöden kartlägger förutsägbara, repetitiva och efterföljande uppgifter för HR-avdelningen. De fungerar utmärkt när många olika medarbetare, chefer och HR-ansvariga är delaktiga i processerna.

Exempel: anställningsresan

Ett exempel på en process med många delmoment som kan automatiseras är medarbetarens resa i organisationen. Det kan handla om allt från processerna inför en anställning, till onboarding och semester och frånvarohantering till att nå processer kring anställningens avslut. För att skapa ett automatiserat arbetsflöde måste du visserligen först utifrån Nmbrs mallar skapa flödet utifrån ditt företags unika rutinmässiga metoder, men när du väl gjort det kan ditt HR-workflow användas för alla motsvarande ärenden. 

Ett bra automatiserat system kan dels enkelt se alla olika delar av medarbetarens skilda ärenden och dels enkelt ge en överblick av den samt dela informationen på ett säkert och tillförlitligt sätt. Detta gör i slutändan att ni på HR har rätt information tillgänglig för rätt personer, inklusive i vissa fall även för medarbetaren själv. Detta gör att det blir enklare att justera, uppdatera och avsluta personalärenden.

När ska du automatisera?
Det finns en rad olika scenarion där du redan idag letar efter effektivisering. Där är det vanligt att automatising är svaret. Det kan innebära större personalavdelning, förbättring av HR-avdelningens processer, begränsade resurser för HR, växande organisation eller nya verksamhetsområden. Oavsett vad du har för skäl är automatisering ett bra sätt att göra HR-arbetet tydligare, snabbare och enklare för processer som dessa.

När, var och hur?

Sammanfattningsvis är det viktigt att du som HR-ansvarig vet var ni som företag står och vilka rutiner ni har. Då är automatiseringsprocessen betydligt enklare att applicera. Att hitta rätt verktyg för HR-automatisering för de mer eller mindre rutinmässiga uppgifterna i er verksamhet kan vara mycket fördelaktigt. Därför bör dina beslut om automatisering baseras på befintliga arbetsprocesser. Ett av de bästa råden vi kan ge är att alltid se automatisering som ett viktigt verktyg och inte som ett mål i sig, detta eftersom HRs arbete i slutet av dagen alltid handlar om att stötta människor. HR-automatisering ska stödja och inte ersätta de mänskliga resurserna. Alla delar av HR kan inte, eller kanske till och med inte heller bör, automatiseras. Så gör en noggrann bedömning om vad som är viktigt för er. Endast på den grunden fungerar HR-automatisering bra för er - och det blir lätt att göra rätt.

Nyfiken på mer om HR-automatisering? Varmt välkommen att även boka en personlig demo av Nmbrs här ihop med en Nmbrs-expert,  eller ladda ner vår guide om HR-automatisering nedan!