Hur växer man utan att fastna i HR-administration, lönehantering eller konstant brandsläckning? Vi delar våra tips från vår egen tillväxtresa – med insikter i hur bl.a. en chefslös organisation och en fyradagars arbetsvecka faktiskt fungerar i praktiken.
Nyckeln: att vara proaktiv istället för reaktiv
När bolag växer förändras behoven. Och när man går från en liten, flexibel grupp till ett etablerat företag med många ansvarsområden, behöver man strukturerade processer.
Den största fällan (som vi själva fastnat i) är att man agerar reaktivt istället för att vara proaktiv.
Rätt processer nu = mindre brandsläckning senare.
Nyckeln för att undvika växtvärken är såklart att planera för den, därför är våra tips uppdelade i 5 korrelerade tillväxtfaser, och börjar med ett nystartat bolag.
1. Ta HR och lön seriöst från början
De flesta företag som startas lyckas inte, och i det här skedet har vi kanske varken en färdig produkt eller ett finslipat team. Men det finns en vision, och alla vi anställer delar denna vision och tar en betydande risk.
Detta leder till att vi får en specifik typ av medarbetare. Det saknas tydliga roller och vi kan ha olika typer av kontrakt och avtal. Vi behöver breda kompetensprofiler som kan sköta flera uppgifter.
Även om personalen tar en stor risk genom att satsa på det lilla företaget, tar även du som företagare en stor risk om du inte tar HR och lön på allvar. Att förlora en bra medarbetare är oerhört kostsamt när man är så få, och kostnaden för att hitta en ny kan vara förödande.
Därför blir tips ett att ha en plan från början för att ta hand om medarbetare med olika avtal och sätta upp enkla processer för att minimera risken att någon säger upp sig.
I vårt fall hade grundaren av Nmbrs turen att hamna i samma co-working space som Marieke, en HR-specialist som hjälpte till att identifiera risker som annars förblivit osynliga.
2. Anställ/utse en person med ansvar för processer
Nu har fler saker fallit på plats och verksamheten går framåt. Men situationen har förändrats: där vi tidigare kunde hantera saker spontant, behöver våra anställda nu mer struktur och riktlinjer. Hur hanterar vi till exempel löneökningar och vad har vi egentligen för policy kring arbetstider?
Nya frågor dyker ständigt upp där vi saknar erfarenhet och rutiner. Därför krävs en person med ett uttalat ansvar för processer.
I vår egen historia blev Marieke anställd som HR-chef för att hantera alla dessa nya utmaningar. När Nmbrs senare expanderade till två länder behövdes ytterligare ett lager i våra processer. Internationell arbetsrätt, HR, löne- och kulturfrågor lyftes till en helt ny nivå.
3. Gå från generalister till specialister
(och överväg att jobba chefslöst)
Nu är företaget inte längre i ett läge där breda kompetensprofiler är avgörande. Istället behövs avdelningar med specialistkompetens.
Personalen behöver också tydliga karriärvägar för att vi ska kunna behålla dem. Dessutom behöver vi vidareutbilda och kanske omskola för att få fler specialister. Och det är ofta här som behovet av chefer blir tydligt.
Men i vårt fall gjorde vi något ovanligt - vi byggde en chefslös organisation.
En chefslös organisation
Vi tror att på samma sätt som en bra chef är det bästa som finns för en medarbetare, är en dålig chef det absolut sämsta, och hindrar inte bara personlig utveckling utan sprider osäkerhet i hela organisationen.
Rent praktiskt innebär det att vi arbetar i självstyrande grupper där ansvaret för leverans ligger på gruppen istället för individen. Hur gruppen löser problem, är helt upp till dem. Naturligt förekommer då också kunskapsöverföring och utveckling.
För oss är det ett bra sätt att utveckla djupare kompetensprofiler. Hur skulle du göra?
4. Skapa en struktur för översyn och rapportering
När företaget är i ett läge med många specialiserade teams uppstår en ny utmaning: det börjar bli svårt att få en överblick över behoven och riskerar att tappar kontrollen.
Då krävs en bättre struktur för rapportering och kontroll för att identifiera problemområden. HR-avdelningen behöver bli ännu mer specialiserad för att kunna ge stöd och säkerställa enhetlighet i hur vi hanterar situationer, exempelvis när grupper presterar under förväntan.
Vad händer om man låter medarbetare betygsätta varandra?
Ett annat ovanligt exempel på hur Nmbrs hanterade detta, är hur vi får översyn nerifrån. Eller med andra ord, att organisationen själv får berätta hur den mår genom att alla medarbetare som på något sätt samarbetar betygsätter och feedback:ar varandra.
Betygsättning sker i olika kategorier och ges både till andra men även sig själv, så att man kan jämföra sin egen självbild. Det hjälper också företaget att få koll på vilka som kan behöva en hjälpande hand och som kanske annars hade kämpat i tysthet.
4-dagars arbetsvecka
Utöver en bra översyn, ville vi också jobba förebyggande med personalens välmående och prestation.
Så på ett internt sommarevent klev Marieke upp på scen inför en fullsatt Nmbrs-publik och frågade om de ville arbeta fyra dagar istället för fem, med samma lön och förmåner. Hon möttes av total tystnad.
När chocken lagt sig genomfördes en förstudie där vi försökte reda ut hur man kan leverera lika mycket och vad som behöver ändras. Sedan lanserades en pilot på tre månader, där mätningarna var glasklara: fyra dagar var bättre än fem i alla avseenden. För alla avdelningar.
Sommaren 2023 lanserade Nmbrs en permanent 4-dagars arbetsvecka.
5. Skapa synergier mellan olika kompetenser (t.ex. genom tvärfunktionella teams)
Tips fem för fas 5. Den fas Nmbrs själva befinner sig i nu. Bolaget är ännu större och mer utspritt både geografiskt och kompetensmässigt.
Vår nuvarande utmaning kretsar mycket kring kommunikation och sammanhållning. Att säkerställa att medarbetarna vet vilka kollegor som kan bistå dem i olika situationer och hur vi bäst utnyttjar vår samlade kompetens. Att helt enkelt inte hamna i silos.
Vi har redan omstrukturerat oss i det vi kallar "chapters", som är tvärsnitt av olika grupper med liknande kompetenser. Nu utforskar vi ännu mer detaljerade sub-chapters för att kunna driva kunskapsöverföring och synergier på en ännu djupare nivå.
Nyfiken på 4-dagars arbetsvecka, tvärfunktionella teams eller chefslöst?
Hör av dig om du vill veta mer om hur vi implementerat 4-dagars arbetsveckor, tvärfunktionella teams eller en chefslös organisation.
Och om du befinner dig i en tillväxtfas och vill ha stöttning i HR- och lönefrågor, finns vi alltid här.
