Vad ditt HR-system bör erbjuda och varför

Det finns en mängd olika HR-system att välja bland på marknaden. Alla med det gemensamma syftet att effektivisera HR-personalens arbete och på så sätt förbättra din organisations prestation. Men vad definierar ett bra system och vilka fördelar har dessa funktioner? Nedan listar vi vad du kan förvänta dig av ditt HR-system och varför.

Automatisering: Framtidssäkrar din verksamhet

HR-landskapet utvecklas ständigt och i takt med att informationsflöden blir allt snabbare behöver företagsprocesserna följa samma tempo, och ändå ligger vi fortfarande efter med HR-digitaliseringen i både Sverige såväl som i Norden. HR-personalens uppgift är att finnas tillgänglig för de anställda inom organisationen så att de kan prestera optimalt, samtidigt som även andra HR-uppgifter måste utföras. 

Visste du att HR-avdelningen lägger mestadels av sin tid på att utföra manuellt administrativt arbete, men de har även en betydelsefull strategisk roll: att rekrytera och optimera de anställdas upplevelse. Med rätt HR-program slipper man ödsla tid på administrativa uppgifter och kan istället fokusera på viktiga HR-frågor. 

Nyfiken på hur vi gör? Med Nmbrs automatiserar du hela HR-flödet. Nedan listar vi några av systemets nyckelfunktioner:

• Automatisera standardiserade uppgifter såsom att godkänna en semesteransökan eller generera kontrakt. 
• Skapa och hantera signaler för att få automatiska påminnelser. På så sätt glömmer du aldrig att förnya ett kontrakt, att organisera ett utvärderingsmöte eller att hantera andra HR-uppgifter. När du lägger in en ny anställd i systemet kan du ställa in vilka chefer och annan personal som ska ha vilka signaler. 
• Skapa workflows och skräddarsy din verksamhets arbetsflöden. Du kan lägga till workflows för att avvisa eller anställa, för onboarding, provanställning, bedömning, frånvaro, ledighet eller andra återkommande arbetsprocesser inom din organisation. Det går dessutom att länka samman flera HR-specifika workflows så att ett nytt börjar där ett annat tar slut.

• Skapa åtgärder där arbetsuppgifter automatiskt fördelas mellan rätt personer. Tänk på uppgifter såsom vem som ska genomföra jobbintervjuer, är ansvarig för onboarding eller för att förnya ett kontrakt. Du kan enkelt delegera varje uppgift till olika användare inom Nmbrs.

Ett scenario kan se ut enligt följande i Nmbrs: HR får en påminnelse 7 dagar innan en provanställning är slut. Den anställdes chef uppmanas automatiskt att utvärdera den anställdes arbete med företagets VD. När detta är gjort skapas automatiskt en ny signal för att schemalägga ett möte med den anställde. Efter mötet uppmanas chefen att dokumentera slutsatserna och HR får uppgiften att följa upp (med nästa workflow).

Digitalisering: Allt på samma ställe

Tidigare har HR arbetat mycket med excelfiler utspridda i olika mappar för att hålla koll på de anställdas data. Tack vare digitalisering slipper du leta bland alla mappar och dokument för att hitta rätt uppgifter. Allt du behöver veta om en anställd bör istället finnas samlat på ett och samma ställe. 

Hur gör vi i Nmbrs? Med Nmbrs HR-system får varje anställd sin egen digitala fil som innehåller alltifrån personuppgifter, kontrakt, och feedback och noteringar till lönespecifikationer och förmåner.

Nmbrs är dessutom ISAE 3402 typ 2-certifierat och all data bearbetas enligt GDPR-standard. Du kan känna dig trygg i att dina uppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Integreringar: Länka system till varandra

För att skapa ett effektivt ekosystem inom verksamheten bör ett HR-verktyg kunna länkas till andra programvaror, till exempel via ett öppet API. Integrationerna förbättrar både arbetsflöden inom organisationen och med externa företag.

Arbetar du till exempel redan med Fortnox, Försäkringsgirot, Company Expense eller Procountor? Inga problem! Du kan enkelt ansluta vilken plattform som helst till Nmbrs via vårt öppna API, vilket ger dig möjligheten att skapa en digital strategi som passar ditt företag.

ESS och MSS: Mindre mellanhänder

ESS (Employe Self Service) och MSS (Manager Self Service) är andra viktiga delar av ett effektivt HR-system. De anställda är ett företags viktigaste resurs och genom att involvera dem i processen får du nöjdare och mer delaktiga anställda. Självservice bidrar till mindre mellanhänder och småfixar samt långsamma processer för att begära information och data. Du får dessutom nöjdare anställda och chefer som enkelt både kan ge och få nödvändig information via sina login, både via app och desktop. 

Nmbrs tillhandahåller en mängd funktioner via ESS och MSS:

• Självservice för anställda: Anställda kan enkelt registrera semester och sjukfrånvaro, tidrapportera, ladda upp utlägg eller se sina digitala lönebesked både via desktop och via Nmbrs-appen.
• Självservice för chefer: Chefer kan till exempel godkänna avvikelser och få en översikt av de anställda. Du kan även enkelt bestämma vem som ska få tillgång till vad via unika logins och på så sätt delegera arbetet snabbare och enklare.

Sammanlänkning med andra företagsprocesser: HR + lön

Där HR slutar tar lön vid, och vice versa. Dessa två processer går hand i hand och bör därför länkas samman för effektivare, interna processer. Bland annat så plockas den anställdes uppgifter upp av HR, men används sedan som underlag för lönehanteringen. 

Går ditt HR-system hand i hand med lön? Med Nmbrs får du allt för HR- och lönehantering i en och samma plattform. Du hanterar enkelt hela medarbetarens resa, sida vid sida med hens lönehanteringsprocesser.

Nyfiken på hur du skulle kunna jobba mer modernt med HR?
Du kan alltid boka in en demo med en av våra Nmbrs-experter,
eller ladda ner vår guide om effektiviserad HR.