Orde in de sollicitatiechaos. 6 redenen waarom je een ATS wilt.

Een ATS is geen remsysteem voor je auto. Maar wat is het dan wel? De afkorting staat voor  'Applicant Tracking System'. Een recruitment tool die speciaal is ontwikkeld voor het vinden, beheren en aannemen van nieuwe kandidaten. Zoek jij nog regelmatig in je e-mail naar het cv van een kandidaat die op gesprek komt? Lees dan snel verder.

In onze vorige blog lees je de belangrijkste veranderingen in recruitment van de afgelopen jaren. De grootste verandering van allemaal? De digitale transformatie.

Nog even snel op een rijtje:

• Vroeger plaatste je een vacature in de krant. Tegenwoordig gebruiken we online platforms zoals vacaturesites en sociale media.
• Applicant Tracking Systems (afgekort ATS) zijn onmisbaar. Ze maken werven makkelijker en efficiënter.
• Een ATS biedt je waardevolle data. Het geeft je snel inzicht in time-to-hire en cost-per-hire.
• Digitalisering maakt het bereiken van kandidaten sneller en goedkoper.
• Kandidaten ervaren door technologie een snellere en een meer persoonlijke ervaring.

Ondanks de transformatie van krant naar het wereld wijde web, worstelen dagelijks nog vele HR-professionals met het vinden van de juiste kandidaat. En wanneer de druk van een openstaande vacature in je nek hijgt, komt het verbeteren van je interne processen vaak onderaan op het prioriteitenlijstje. Maar wat doe je als innoveren juist een groot deel van die druk wegneemt?

Gelukkig is innoveren een stuk makkelijker dan je denkt. Neem bijvoorbeeld het inzetten van een Applicant Tracking Systems (ATS). Daarmee digitaliseer en automatiseer je handmatige taken waar je onnodig veel tijd aan kwijt bent.

Benieuwd welke? We hebben de 6 redenen om te starten met een ATS voor je op een rij gezet.

Verlaag de drempel 

1. Verbeter de sollicitatie ervaring van je kandidaat

Situatie: Je hebt een openstaande vacature waar een kandidaat op solliciteert. Na het ontvangen van de e-mail met cv en bijgevoegde motivatiebrief, breng je gelijk je collega op de hoogte die ook betrokken is bij de zoektocht naar deze nieuwe collega.

Gevolg: Maar helaas. De reactie van je collega blijft uit. Het twijfelen slaat toe... Heb je de reactie van je collega over het hoofd gezien? Snel spit je door je verzonden e-mails. In de tussentijd is het enthousiasme van de kandidaat omgeslagen in frustratie vanwege de trage communicatie.

Een trage afhandeling van sollicitaties kan resulteren in negatieve employer branding. Voor kandidaten voelt de afhandeling van hun sollicitatie als onprofessioneel en onzorgvuldig. Niet het visitekaartje dat je graag afgeeft. Daardoor haken getalenteerde kandidaten sneller af en zullen ze hun zoektocht naar een nieuwe baan ergens anders voortzetten.

Oplossing: Een eerste indruk maak je maar één keer. Een ATS-systeem automatiseert veel tijdrovende taken waardoor je sneller handelt. Hiermee biedt je een transparant en gestroomlijnd sollicitatieproces waarmee je de candidate experience verbeterd.

• Kandidaten solliciteren zonder het opstellen en sturen van een e-mails
• Ze uploaden direct zelf hun cv en motivatie
• Laat kandidaten zelf een datum en tijdstip kiezen voor het aankomende interview. 
• Het geven van opvolging aan kandidaten en het bewaren van het overzicht

Bij elke stap in hun sollicitatie ontvangen ze een gepersonaliseerde update. Helemaal automatisch. 

Collega's werven doe je niet alleen

2. Werk samen in het recruitmentproces

Situatie: Je werkt samen met een projectmanager binnen je organisatie om een nieuwe collega aan te nemen. Na enkele dagen ontvang je een veelbelovende sollicitatie van een kandidaat en bespreek je de potentie via een reeks e-mails en snelle gesprekken in de gang.

Gevolg: De projectmanager is onder de indruk van het portfolio van de kandidaat en stuurt jou een e-mail met suggesties voor interviewvragen. Op dat moment is er al een e-mail gestuurd om het interview te plannen. De twee e-mails kruisen elkaar, wat resulteert in verwarring over wie wat doet. Jij wacht op de input van de projectmanager, terwijl deze denkt dat jij het interview al aan het regelen bent.

In veel organisaties verloopt de samenwerking en communicatie tussen recruiters, HR en afdelingsmanagers stroef en ongecoördineerd. Dit gebrek aan samenhang leidt tot vertragingen in het wervingsproces en kan resulteren in het missen van topkandidaten.

Oplossing: Een ATS faciliteert effectieve samenwerking door alle betrokken partijen toegang te geven tot de gegevens van de kandidaat. Omdat je met elkaar communiceert vanuit één centraal systeem, verbeter je al snel de efficiëntie en effectiviteit van het wervingsproces.

Efficiënt screenen

3. Vind sneller de perfecte match

Situatie: We besteden vaak veel tijd aan het screenen van cv's en sollicitaties. Heeft een kandidaat rijbewijs B? Beschikt deze sollicitant over de juiste certificering? Allemaal handmatige taken die het snel vinden van een nieuwe collega in de weg staat.

Gevolg: Het handmatig screenen van cv's en sollicitaties leidt tot een aanzienlijk langzamer en minder efficiënt wervingsproces. Dat resulteert dan weer in langere invultijden voor vacatures, hogere wervingskosten, gemiste kansen met topkandidaten en potentieel een negatieve impact op de organisatie als geheel. Ouch...

Oplossing: Een ATS automatiseert de screening van cv's, waardoor je sneller de meest gekwalificeerde kandidaten identificeert en deze efficiënter door het wervingsproces begeleidt.

Behandel iedereen gelijk

4. Zorg voor diversiteit en inclusiviteit

Situatie: Je gunt iedere sollicitant een gelijke kans. Toch ervaren veel kandidaten een ongelijke behandeling in het sollicitatieproces. Denk aan persoonlijke informatie die kan leiden tot bewuste of onbewuste vooroordelen zoals naam, leeftijd, geslacht, foto.

Gevolg: Het ongelijk en oneerlijk behandelen van sollicitanten kan leiden tot complexe juridische zaken en reputatieschade aan je bedrijf. Ook beperk je hiermee de diversiteit op de werkvloer en loop je een hoop talent mis.

Oplossing: Een ATS helpt je bij een eerlijke en consistente behandeling van alle kandidaten door bijvoorbeeld het afschermen van foto's en namen. Daarmee creëer je een eerlijk werving- en selectieproces wat niet alleen bijdraagt aan diversiteit, maar ook aan inclusiviteit.

Jouw eigen zwembad vol talent

5. Gegevens op één centrale plek

Situatie: In veel bedrijven komen HR-teams vaak geschikte kandidaten tegen die misschien niet perfect zijn voor de huidige vacature, maar wel waardevol zouden kunnen zijn voor toekomstige posities. Zonder een gecentraliseerd systeem kun je deze kandidaten vergeten of gaan ze verloren in de massa van sollicitaties.

Gevolg: Wanneer nieuwe vacatures ontstaan, begint het wervingsproces vaak weer van voren af aan. Dit kost veel tijd en tijd...kost geld. Daarnaast mis je ook de kans om snel te handelen, omdat je eerdere talentvolle kandidaten niet direct bij de hand hebt.

Oplossing: In een ATS met geïntegreerde talentpool bewaar en beheer je waardevolle kandidaten eenvoudig zonder je druk te maken over de bewaartermijn. Een ATS zorgt ervoor dat je altijd GDPR compliant bent en verwijdert gegevens van kandidaten tijdig. Het hebben van een talentpool biedt verschillende voordelen: 

• Efficiëntie in werving: Heb je een nieuwe vacature? Put direct uit een pool van reeds geïdentificeerde en geïnteresseerde kandidaten. Dit versnelt je wervingsproces aanzienlijk.
• Kostenbesparing: Met een talentpool, verminder je de noodzaak voor externe wervingsactiviteiten en -advertenties. Dit leidt tot lagere wervingskosten.
• Betere Candidate Experience: Kandidaten die in de talentpool zijn opgenomen, voelen zich gewaardeerd en erkend door je organisatie. Dit draagt bij aan een positief beeld over je bedrijf.
• Relatieopbouw: Wanneer je regelmatig communiceert met kandidaten in je talentpool, werk je aan de opbouw van een langdurige relaties. Dit komt weer van pas bij toekomstige wervingsinitiatieven.

Onderbouw gevoel met data

6. Analyse en rapportage