Lönehantering är en kritisk del av företaget, men det behöver inte vara komplicerat. Genom att använda rätt strategier och verktyg kan du optimera dina processer och få mer tid över till andra viktiga uppgifter. Här är fem tips som hjälper dig att förbättra din lönehantering och skapa smidigare arbetsflöden.
2019 gick molnbaserade HR- och lönesystem om lokalt installerade lösningar, men vi har mycket kvar att lära om att nyttja molnet på bästa sätt. Verktygen för effektiv lönehantering finns redan – det som saknas är nytänkande kring hur man kan samarbeta inom lön och HR. För att få ut det mesta möjliga av våra molnbaserade HR- och lönesystem måste vi våga se potentialen i ett förändrat (och förenklat) arbetssätt. Den tekniska utvecklingen är nämligen här för att stanna – och effektivisera din lönehantering.
*Källa: 2019 Global Payroll Complexity Report
1. Förena HR och Lön
HR och lön är tätt sammanflätade processer. Gränserna är så suddiga att det ibland kan vara svårt att veta var HR slutar och var lön tar vid. Att det är HR som hanterar nyanställningar är ganska självklart, men den anställda ska förstås ha lön och den uppgiften hamnar på löneadministratören. Semesterdagar bestäms av HR men administreras av lön. Men vem ska administrera förmåner och tidrapporter egentligen? Den anställda pendlar ständigt mellan HR och lön.
Trots att HR och lön går hand i hand fungerar avdelningarna enskilt. De flesta medarbetare är fokuserade på sina egna uppgifter och missar ofta att ta ett steg tillbaka för att fundera på hur man kan optimera den dagliga verksamheten. Molnbaserade HR- och lönesystem ger dig möjlighet att förena HR och lön så att fler medarbetare kan vara med i processen och samarbeta med varandra mellan olika avdelningar. Mer om HR-automatisering i praktiken kan du läsa mer om här.
2. Dela upp lönehanteringen i tydliga moment
Ett första steg till effektivare lönehantering är att dela in lönehanteringens olika faser – insamling, bearbetning och leverans – i processer och mindre moment. Detta för att lättare identifiera vilka delar som kan effektiviseras. En process kan till exempel vara nyanställningar. Inom processen nyanställningar finns olika moment som insamling av personuppgifter, löneuppgifter och schema.
Både HR och lön är idag inblandade i alla faser av lönehanteringen – men måste de vara det? Fundera på vem som egentligen har bäst koll på respektive moment. Ett tips är att sammanställa en lista med alla moment och vilken data som behövs för att komplettera momenten. Se över vilka användare som är inblandade i de olika processerna och momenten idag och vilka potentiella användare som kan göra specifika uppgifter i framtiden.
Alla faser innefattar ett flertal personer – HR, lön, anställda och avdelningschefer – men hamnar ofta på antingen HR eller lön. Kan du inkludera andra nyckelanvändare i dessa processer? Vilket leder oss in på nästa punkt…
3. Rätt uppgift till rätt person
Kring ovannämnda processer finns som tidigare nämnt fler nyckelpersoner än bara HR och lön. Avdelningschefer har bättre koll på schemaläggning och den anställdas arbetstimmar än löneadministratören och kan därmed arbeta mer effektivt med rapporteringen.
Vem har bäst kunskap om den anställdas personuppgifter? Jo, den anställda själv. Vore det inte bättre om den anställda själv uppdaterade sina personuppgifter i molnet istället för att HR eller lön först ska samla in informationen och sen uppdatera den? En relativt enkel förändring som gör stor skillnad.
Genom att delegera uppgifter till rätt person kan HR fokusera på personalfrågor, och löneadministratören på ekonomi- och bokföring, vilket optimerar och effektiviserar organisationens lönehantering.
4. Var öppen för förändring
Förändring kan kännas skrämmande och ovisst. Du är van vid att göra på ett visst sätt – det har gått bra hittills, så varför ändra på något som fungerar? Att något fungerar betyder inte att det fungerar optimalt. Se över din arbetsprocess och identifiera tidskrävande uppgifter och risker. Först då kan du avgöra om något verkligen fungerar på bästa möjliga sätt. Du kan också läsa mer om hur lönekonsultens roll har förändrats genom tiderna här.
Vägen till förändring och förbättring består av tre steg:
- Var medveten om problemet. När du inser att nuvarande processer är tidsödande och en potentiell felkälla blir det lättare att välkomna förändring och förbättring.
- Inse behovet. När du tydligt ser problemen inser du att det finns ett behov av en lösning.
- Implementering och stöd. Välj en leverantör av HR- och lönesystem som inte bara ger dig instruktioner om vad du ska göra rent praktiskt, utan även hjälper dig att komma igång och finns där längs vägen.
Våga se potentialen i nya verktyg och processer, de finns där för att underlätta för dig.
5. Lär dig grunderna i effektiv lönehantering
Effektiv lönehantering har tre grundpelare: automatisering, digitalisering och samarbete. Ett molnbaserat HR- och lönesystem är därför en bra bit på vägen mot effektiv lönehantering. Genom att automatisera och digitalisera HR- och löneprocesser sparar du många timmar i månaden som du kan lägga på andra uppgifter som behöver din uppmärksamhet. Du kan läsa mer om hur du kan digitalisera din byrå här.
Många organisationer jobbar på samma sätt som för tio år sedan, fast i molnet. Våga utforska hur din organisation kan jobba annorlunda genom att utveckla samarbetet mellan HR, lön, chefer och medarbetare.
När du implementerar grunderna i effektiv lönehantering med hjälp av ett molnbaserat HR- och lönesystem sparar du både tid och pengar, som du istället kan investera i att utveckla organisationen.
